Il 17 giugno scorso l’Agenzia delle Entrate, rispondendo ad una richiesta formale di chiarimento da parte di un contribuente, ha dato ulteriore prova dell’orientamento alla gestione digitale della documentazione amministrativa.

Il contribuente che ha interpellato l’Agenzia delle Entrate vuole sincerarsi che un documento di spesa dematerializzato e un timbro “virtuale” a questo attaccato possano rendicontare il tipo e la misura di agevolazione, contributo o finanziamento goduto.

Attualmente nella pratica sulle fatture passive cartacee, presentate per la rendicontazione di progetti di finanziamento o agevolazione, deve essere apposto un timbro di annullamento che riporti gli estremi del progetto di riferimento e la spesa finanziata al fine di impedire il riutilizzo della documentazione.

Il contribuente, che ha già attivato per questioni di convenienza un processo di dematerializzazione della documentazione cartacea e che è intenzionato a procedere alla distruzione dei documenti di spesa rendicontata in progetti di finanziamento, al termine della conservazione ai sensi del Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004, ha proposto l’utilizzo di un processo di timbratura virtuale.

Nella proposta del contribuente il c.d. timbro virtuale è un file contenente le medesime informazioni presenti nel timbro analogico, che viene attaccato alla fattura passiva. Unitamente al timbro virtuale viene implementato un processo che assegna un numero progressivo di protocollo ad ogni timbratura e che inserisce ogni singolo protocollo in un apposito registro.

Al termine del processo di timbratura la fattura passiva, il timbro virtuale e il registro dei protocolli di timbratura vengono conservati ai sensi del DMEF 23 gennaio 2004.

L’Agenzia riconosce valore al processo di timbratura proposto dal contribuente per il fatto che, anche tramite la consultazione del registro di protocollo, venga garantita l’agevole individuazione dei documenti di spesa e dei timbri ad essi collegati.

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