Differenza tra Conservazione Sostitutiva e Archiviazione Elettronica

Differenza tra Conservazione Sostitutiva e Archiviazione Elettronica

La gestione del traffico di documenti giornalieri comporta sempre l’investimento di una grande quantità di energia e attenzioni da parte dell’azienda. Dalle fatture ai contratti, fino al flusso di mail e conti, sono solo alcune delle documentazioni che ogni giorno invadono gli uffici e che necessitano di un corretto sistema di smaltimento. La stessa confusione che si ritrova a dover gestire una mole non indifferente di documenti, la si ha anche nella dicitura riguardante l’ambito della gestione documentale aziendale. Non è raro, infatti, trovarsi a dover chiedere spiegazioni sui due principali processi di gestione dei dati, che spesso vengono identificati come il medesimo procedimento: scopriamo la differenza tra archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva

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File Conservazione Sostitutiva: i Formati Compatibili

File Conservazione Sostitutiva - i Formati Compatibili

All’interno della vasta gamma di formati disponibili per la conservazione di un testo, di particolare rilevanza in ambito finanziario, urge fare chiarezza su quelli più utilizzati nella conservazione sostitutiva. Quest’ultima ha la funzione di, appunto, sostituire i documenti in formato cartaceo con un corrispettivo digitale. Per far ciò in modo semplice e lineare, è necessario seguire le norme relative alla conservazione di tali documenti, affinché siano facilmente fruibili da terzi. In questo elaborato verrà fatta una panoramica riguardante la normativa, i formati accettati, quelli più adatti ad un determinato scopo, e le classi documentali.

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Cosa Sono i Metadati: Fatturazione Elettronica e Linee Guida dell’AGID

Cosa Sono i Metadati - Fatturazione Elettronica e Linee Guida dell'AGID

L’avvento dell’evoluzione tecnologica ha portato all’umento spropositato di dati e informazioni che necessitano, oltre ad una regolare catalogazione, tracciabilità e accessibilità, anche una regolamentazione nell’utilizzo e nel loro trattamento.

La conservazione dei documenti è un argomento caldo degli ultimi anni e il digitale ha portato sempre più imprese a interfacciarsi con strumenti e concetti sempre nuovi. È il caso questo dei cosiddetti metadati, ossia un insieme di informazioni che descrive un insieme di dati. Un esempio molto semplicistico di metadati, ma che può aiutare a capire di cosa stiamo parlando, è quello dei libri in biblioteca o di un altro qualsiasi archivio: il catalogo della biblioteca contiene delle informazioni circa la posizione, il genere, il numero di volumi di un determinato libro, cioè dati che riguardano più dati di quel libro. 

Ma procediamo con ordine e andiamo a vedere più nel dettaglio a cosa fanno riferimento i metadati e in quali campi di applicazione ne sentiamo spesso parlare.

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Conservazione Sostitutiva Gratuita: Come Si Fa, Conviene per le Aziende?

Conservazione Sostitutiva Gratuita Agenzia delle Entrate

Per facilitare e rendere meno dispendioso l’obbligo della fattura elettronica, in vigore dal 1° gennaio 2019, l’Agenzia delle Entrate offre gratuitamente il servizio di conservazione sostitutiva dei documenti fiscali. Si tratta di una procedura informatizzata che consente di preservare le fatture elettroniche nel tempo, garantendone una validità equivalente a un documento cartaceo. Le fatture restano valide per 15 anni dalla loro data di emissione e il servizio va rinnovato gratuitamente ogni 3 anni.

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Conservazione delle Fatture Elettroniche per Minimi e Forfettari

Conservazione delle Fatture Elettroniche per Minimi e Forfettari

Se da un lato è chiaro che, almeno per il momento, per i contribuenti minimi e forfettari non vi è ancora l’obbligo di emissione di fattura elettronica, ci sono ancora dubbi sulla conservazione delle fatture ricevute in formato elettronico. Dal 2019, infatti, con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica, aziende e partite iva sono state costrette ad adeguarsi a questa nuova modalità, dalla quale, al momento, restano esclusi solo i contribuenti a regime minimo e forfettario, anche se si prevedono novità in questo senso, probabilmente già nel corso del 2022.

Ma come funziona per le fatture di acquisto ricevute elettronicamente? È obbligatorio anche per le partite iva a regime minimo e forfettario la conservazione sostitutiva? Facciamo chiarezza e vediamo prima di tutto di chiarire quali siano le modalità di conservazione delle fatture previste per aziende e professionisti.

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Conservazione Sostitutiva: le Linee Guida per il 2022

Conservazione Sostitutiva: le Linee Guida per il 2022

In un momento storico come quello attuale, caratterizzato da un’esponenziale accelerazione delle invenzioni e delle migliorie in ambito tecnologico (si pensi alla robotica, all’intelligenza artificiale o ai sistemi criptati per la sicurezza e la privacy), anche la sfera della raccolta documentaria è stata influenzata. Sarebbe infatti anacronistico non prendere seriamente in considerazione i vantaggi che questa inesorabile transizione verso il digitale porterebbe – in un’età segnata dall’iperconnessione dematerializzante come la nostra.

Per questa ragione l’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale) ha redatto nel settembre del 2020 un documento, le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, con cui vuole informare tanto le Pubbliche Amministrazioni quanto i soggetti privati sulle novità introdotte in materia, fornendo le indicazioni utili per usufruire di tutti i servizi che il digitale offre in termini, soprattutto, di conservazione sostitutiva. Vediamo, dunque, cos’è la conservazione sostitutiva, quali sono le principali Linee Guida i cambiamenti che la hanno caratterizzato proprio a partire dal 2022.

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Abolizione Esterometro: le Novità per la Conservazione Sostitutiva per il 2022

Esterometro 2022

Numerose sono le novità in tema fiscale che agitano il nostro paese per fare fronte ai cambiamenti economici dovuti alla diffusione della pandemia. Il Governo ha pertanto discusso in questi mesi una serie di temi, come l’abolizione dell’esterometro a partire dal 1 gennaio 2022, secondo quanto stabilito nella Legge di Bilancio nel 2021.

Si tratta di una misura che merita di essere approfondita per il cambiamento che produrrà su vari livelli, a partire da quello fiscale. Per individuarne le implicazioni, di seguito analizzeremo nel dettaglio cos’è l’esterometro e come la la sua abolizione può risultare significativa nelle questioni legate al pubblico e al privato.

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Tenuta e Conservazione dei Registri Contabili: Cosa Dice la Normativa

Conservazione sostitutiva tardiva o mancata

I registri contabili tendono ad attestare quasi l’intera vita dell’impresa, con specifico riferimento alla sua attività sia dal punto di vista patrimoniale che finanziario. Grazie ai vari documenti è possibile avere una visione piuttosto univoca e chiara dell’azienda. La legge stabilisce inoltre che i libri contabili devono venire conservati almeno per dieci anni, lasso di tempo considerato utile per consentire la liquidazione, il calcolo e il versamento delle imposte.

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Manuale Conservazione Sostitutiva: Cos’è e Come si Compila

Manuale conservazione sostitutiva

Se lavori in un’impresa o comunque hai un’esperienza lavorativa, saprai sicuramente dell’importanza che la figura del responsabile della conservazione ricopre. Compito di questa professionista è redigere il manuale della conservazione sostitutiva, documento che descrive nel dettaglio l’intero processo aziendale. Ecco in seguito una spiegazione del manuale della conservazione sostitutiva, destinata a specificare cos’è, come funziona, a cosa serve e cosa contiene al suo interno.

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Soluzioni Open Source per la Conservazione Sostitutiva

Programmi open source per la conservazione sostitutiva

È spesso capitato, a causa di incidenti, ma non solo, di perdere gran parte di documentazioni importanti la cui memoria tangibile fosse indispensabile. Proprio per questi motivi lo Stato ha emanato una legge, la quale, prevede il ricorso tassativo alla conservazione sostitutiva. Con la nuova normativa, tutti i documenti cartacei possono essere digitalizzati e anche quelli in versione digitale devono essere conservati secondo norme specifiche e rispettando alcuni criteri di validità.

Senza alcun dubbio la digitalizzazione dei documenti permette a questi ultimi di essere conservati in un modo più “green”, risparmiando sulla stampa, sulla carta, sui consumi e, perché no, anche sull’immenso spazio che enormi scatoloni polverosi si ritrovano ad occupare. Inoltre permette la semplificazione e lo svincolo dalle procedure burocratiche essenziali nell’esposizione della prova dinanzi al pubblico ufficiale, la portabilità dell’archivio e una maggiore reperibilità dei documenti. Il problema di fondo consiste nel garantire, anche all’interno del digitale, l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti stessi. Mentre con il cartaceo attraverso una firma e una data si riesce a risalire alla validità tangibile del documento, risulta assai più pericoloso fidarsi ciecamente di documenti i quali con facilità possono essere modificati o creati in un secondo tempo.

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Costo Fattura Elettronica e Conservazione Sostitutiva: Prezzi e Informazioni

Costo fattura elettronica e conservazione sostitutiva

Dal primo gennaio del 2019 tutte le realtà aziendali e imprenditoriali hanno dovuto interfacciarsi e abituarsi a un nuovo modo di approcciarsi alla fiscalità, ovvero quello della fatturazione elettronica.  Infatti, il primo giorno del 2019, tutte le attività volte alla cessione di bene e/o servizi, sono obbligate per legge a emettere solo e unicamente la fattura elettronica. Si tratta infatti di un provvedimento facente parte del Decreto Dignità, che ha il fine di snellire e semplificare tutto l’iter relativo all’emissione, alla trasmissione e alla gestione delle fatturazioni, portando la digitalizzazione anche nel settore gestionale e fiscale delle diverse imprese e dei liberi professionisti. 

Però, come succedeva per l’ormai passata fatturazione cartacea, anche l’emissione di fattura elettronica prevede dei costi di gestione, che variano in base a diversi parametri. Proprio per questo motivo, di seguito andremo a fare chiarezza riguardo ai costi della fattura elettronica, quali sono i suoi costi di gestione, i costi di attivazione, compresi quelli dei programmi necessari per poterla utilizzare e, infine, i costi per la conservazione per i fatidici 10 anni. 

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Responsabile della Conservazione Sostitutiva: Chi è e Come si Nomina

Responsabile della conservazione sostitutiva

I nuovi metodi di conservazione dei documenti esistente in uffici e più in generale in ogni luogo di lavoro, hanno portato alla necessita di una diversa organizzazione e gestione dei dati. Se da un parte, infatti, il tutto è reso più semplice dalla digitalizzazione degli strumenti e dalla conseguente eliminazione del cartaceo, dall’altra bisogna tenere in considerazione che tale materiale deve essere correttamente conservato in modo che sia di facile reperibilità, che conservi le sue caratteristiche originali, e che, soprattutto, non vada perso.

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Conservazione Sostitutiva Tardiva o Mancata: Quali Sono le Conseguenze

Conservazione sostitutiva tardiva o mancata

Conservare i documenti e le scritture contabili risulta sicuramente conveniente per un imprenditore, contribuendo a rendere razionale ed efficiente l’organizzazione e la gestione dell’impresa. Per gli imprenditori commerciali, poi, la tenuta delle scritture contabili è elevata ad obbligo, e in quanto tale è legislativamente disciplinata. La normativa La norma di riferimento è l’articolo 2220 del … Leggi tutto

Conservazione Sostitutiva: Quando è Obbligatoria

Normativa conservazione sostitutiva

La Conservazione Elettronica è un sistema che permette di garantire la validità legale dei dati di fatturazione nel tempo. Grazie alle firme digitali e al timestamping, il contenuto di questi documenti non cambierà mai e potrà essere conservato in eterno. Il processo di archiviazione elettronica non solo protegge le informazioni, ma ne preserva anche il valore senza alcun rischio o preoccupazione di svalutazione dovuta a fattori ambientali come l’umidità, ecc. Semplicemente immagazzinandole in modo digitale su sistemi informatici senza alcuna necessità, se non l’elettricità

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Fatture Passive: Cosa Sono e Indicazioni per la Conservazione

Conservazione fatture passive

La fattura è a tutti gli effetti un documento fiscale obbligatorio che deve essere redatto da un soggetto venditore (che possegga partita Iva, salvo eventuali esenzioni) al fine di provare l’avvenuta cessione di una prestazione di un servizio oppure di un bene e il sorgere di un diritto a riscuoterne il prezzo.

Le fatture si dividono in attive e passive. Nel primo caso sarà attiva nei confronti del venditore che presta un servizio o vende un bene e di conseguenza emette la fattura. Sarà invece passiva per il compratore di quel bene o servizio che viceversa la riceverà, questa differenza è fondamentale ai fini fiscali.

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Libro Giornale: Cos’è e Come si Usa

Libro Giornale

La ragioneria è una materia che consente di cifrare e tracciare i movimenti contabili eseguiti giornalmente da un’azienda durante gli anni del suo operato. Il libro giornale, che monitora tutte queste attività, riporta le immatricolazioni sistemate cronologicamente e relative ai documenti che affiancati ai conti, tesimoniano la verità di ogni azione come ad esempio fatture, documenti bancari, ecc. È un dossier richiesto dalla stragrande maggioranza delle imprese e la sua adeguata utilizzazione adempie a dei doveri legislativi. Scopriamo nel dettaglio come si compila.

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Conservazione Sostitutiva: Come si Calcola l’Imposta di Bollo

Imposta di Bollo

Com’è noto, tutti i libri contabili che per legge sono oggetto di conservazione sostitutiva sono soggetti ad un’imposta di bollo da versare. In questa guida saranno elencati i modi attraverso cui calcolare l’imposta di bollo ed eseguire l’effettivo versamento in modo da non incorrere in sanzioni di natura amministrativa, soprattutto dopo i recenti cambiamenti legislativi che hanno investito soprattutto il cambio di modello per il versamento e la reintroduzione del bollo per i libri inventari.

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Docfly: il Servizio di Conservazione Sostitutiva di Aruba

Docfly Aruba conservazione sositutiva

DocFLy, il servizio di conservazione sostitutiva di Aruba, si presenta come la soluzione ideale per avere sempre a portata di mano in formato digitale tutti i documenti, quali ad esempio fatture, libro giornale e contratti. Il pannello di cui dispone è di facile comprensione e utilizzo, utile per organizzare in modo concreto il proprio lavoro e avere sotto controllo tutto il materiale necessario per lavorare. Scopriamo come funziona il servizio nel dettaglio. 

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Conservazione Sostitutiva e Fatture Elettroniche: Cos’è e Come si Fa

Conservazione Sostitutiva

Con la conservazione sostitutiva un’impresa può beneficiare di diversi vantaggi, come preservare l’integrità dei diversi documenti importanti per la tua ditta nonché far fronte a eventuali controlli, sia programmati che imprevisti. Scopriamo in cosa consiste questa procedura, come deve essere svolta e quali sono gli svariati pregi aggiuntivi che puoi conseguire una volta che sfrutti questo procedimento.

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