Con la conservazione sostitutiva un’impresa può beneficiare di diversi vantaggi, come preservare l’integrità dei diversi documenti importanti per la tua ditta nonché far fronte a eventuali controlli, sia programmati che imprevisti. Scopriamo in cosa consiste questa procedura, come deve essere svolta e quali sono gli svariati pregi aggiuntivi che puoi conseguire una volta che sfrutti questo procedimento.
Cos’è la Conservazione Sostitutiva
Conosciuta anche come conservazione elettronica, questa procedura comporta l’utilizzo di una serie di sistemi informatici grazie ai quali è possibile organizzare le diverse fatture, sia emesse che ricevute, la quali devono essere autentificate affinché sia possibile ottenere un risultato soddisfacente e in grado di rispondere perfettamente a tutte le esigenze espresse dalle autorità che devono svolgere il controllo. La procedura deve essere ovviamente svolta con estrema attenzione proprio per mantenere integro quel documento.
I documenti che sono soggetti alla conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva vede protagonisti un insieme di documenti che sono stati realizzati nella versione cartacea, quindi sono tangibili. Pertanto è possibile notare come la procedura comporti anche una fase di dematerializzazione, dato che le varie operazioni comportano appunto che i documenti cartacei vengano tramutati nella versione digitale.
È un errore fare riferimento solo ed esclusivamente alle fatture, seppur queste rappresentino appunto i principali documenti che vengono sottoposti a questo genere di operazione. Occorre invece aggiungere l’importanza di svolgere la conservazione sostitutiva anche con i libri contabili, con i vari registri che riguardano l’azienda, con gli archivi di determinati documenti e con tutti gli altri che compongono lo storico dell’azienda, quindi di tutti quei particolari documenti che meritano di essere sottoposti a questa procedura.
Pertanto la fase iniziale che occorre svolgere consiste nell’effettuare una corretta analisi di tutti i vari documenti che devono essere archiviati.
Le fasi della lavorazione della conservazione sostitutiva
A essere il protagonista di questa procedura è il responsabile dell’archiviazione: questa figura ha il compito di svolgere tutte le diverse procedure fondamentali che permettono di effettuare una conservazione ottimale dei documenti senza compiere errori.
In questo caso, la prima operazione che svolge è quella del controllo del versamento dei documenti. Questa fase comporta il controllo di ogni singolo documento per valutare se questo supera tutti gli svariati requisiti per poter essere conservato e se il già nominato pacchetto è pronto per essere sottoposto alla procedura in questione. Svolta questa procedura di controllo, viene inviato al produttore dei documenti una conferma dell’avvenuta ricezione del pacchetto e viene resa nota la fase di conservazione, la quale deve essere svolta sempre dal responsabile di tale mansione.
Il passo successivo affinché la procedura possa essere reputata come corretta prende il nome di archiviazione, ovvero la trasformazione e conservazione dei documenti negli appositi archivi online scelti dall’impresa. In questo caso il procedimento consiste nel controllo completo dell’archivio e viene valutato come procedere affinché i file possano essere correttamente inseriti. Successivamente viene apposta la firma digitale, che autentifica la qualità dello stesso documento, nonché la marca temporale, che indica quando questa procedura di verifica è stata svolta e a quale periodo si riferiscono i documenti.
I documenti dell’impresa sono quindi stati conservati correttamente: l’ultima fase è quella di distribuzione. In questo caso il responsabile si occupa di effettuare le ricerche dei vari file nell’archivio e di inviare, a chi effettua appunto la domanda, l’archivio contenente quel documento o il singolo file. In ogni caso viene inserita anche la sua firma digitale che attesta l’esecuzione della procedura, dettaglio importante da tenere a mente. In questo modo la tua impresa potrà rimuovere tutti i diversi archivi fisici ed evitare che la situazione possa divenire incredibilmente complicata da fronteggiare.
Vantaggi
Per quanto riguarda i vantaggi relativi alla conservazione sostitutiva è di fondamentale importanza considerare come questa sia più economica e allo stesso tempo faccia in modo che il risultato permetta di migliorare l’archiviazione dei documenti della stessa impresa che, grazie a una consultazione più rapida, con conseguente risparmio di tempo e maggiore focalizzazione sulla fase operativa e produttiva.
Pertanto questo insieme di procedure vanta grossi vantaggi per una ditta, che finalmente avrà l’occasione di evitare lo svolgimento di procedure tutt’altro che ottimali per la conservazione dei documenti.