La gestione del traffico di documenti giornalieri comporta sempre l’investimento di una grande quantità di energia e attenzioni da parte dell’azienda. Dalle fatture ai contratti, fino al flusso di mail e conti, sono solo alcune delle documentazioni che ogni giorno invadono gli uffici e che necessitano di un corretto sistema di smaltimento. La stessa confusione che si ritrova a dover gestire una mole non indifferente di documenti, la si ha anche nella dicitura riguardante l’ambito della gestione documentale aziendale. Non è raro, infatti, trovarsi a dover chiedere spiegazioni sui due principali processi di gestione dei dati, che spesso vengono identificati come il medesimo procedimento: scopriamo la differenza tra archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva.
Archivizione Elettronica dei Documenti
Ogni documento che arriva negli uffici presenta delle esigenze diverse che l’azienda deve provvedere a gestire al meglio:
- la documentazione deve essere sempre preservata e integra, cioè non deve subire deterioramenti e, soprattutto, non va dispersa;
- ciascun documento deve essere rintracciabile in qualsiasi momento e in modo rapido quando si presenta l’esigenza;
- la collocazione deve essere sempre specifica e tracciata, e non casuale e dispersiva, sia che si tratti di un’archivizione cartacea, sia che si tratti di documentazione digitale;
- ogni documento deve essere continuamente aggiornato dei suoi dati e di tutti gli altri elementi legalmente rilevanti.
Parlando di archiviazione elettronica, questa fa riferimento alla memorizzazione e alla collocazione di un documento all’interno di un supporto digitale. Il procedimento è affine a quello tradizionale di archiviazione della documentazione cartacea, a cambiare in questo caso è unicamente il supporto, che si trasforma da faldone ricco di fogli, a file all’interno di un sistema digitale. In questo modo i documenti saranno sempre rintracciabili e facilmente reperibili all’occorrenza, in quanto salvati in un apposito percorso informatico.
Differenza con la Conservazione Sostitutiva
Mentre l’archiviazione digitale fa riferimento a documenti che risultano, già in fase di ricezione o di nascita, in formato digitale, la conservazione sostitutiva è il risultato della dematerializzazione di un documento cartaceo e la sua successiva trasformazione in documento digitale.
In questo modo, viene garantita la validità legale del documento nel tempo. Tale validità viene assicurata dall’apposizione della firma digitale e della marca temporale. La prima, come per la tradizionale firma con penna, garantisce l’autenticità e l’identificazione reale di chi sottoscrive il documento, oltre all’integrità conservata digitalmente e alla legalità del documento. La seconda stabilisce un determinato riferimento temporale, attribuendo alla documentazione una data e un orario precisi tramite un’evidenza informatica che trasforma i dati in prove inconfutabili nel caso in cui avvenga l’opposizione di terzi soggetti, per qualsiasi ragione.
È possibile, poi, fare ancora una distinzione tra la conservazione sostitutiva che abbiamo appena descritto e la conservazione digitale che, invece, raggruppa tutti i processi informatici che permettono di conservare a norma di legge un documento esistente già in formato digitale.
La conservazione sostitutiva è diventata obbligatoria all’interno della Pubblica Amministrazione ed è consigliata anche per tutte le altre aziende, in quanto permette di accedere a numerosi vantaggi, come la durata nel tempo, la presenza di archivi automatizzati e indicizzati per reperire con facilità ogni documentazione e, naturalmente, l’assenza di uno spazio fisico e ingombrante in cui conservarla.
Documenti a Norma per la Conservazione Sostitutiva
Nel Codice dell’amministrazione digitale e riconfermato, poi, dal Decreto legislativo 217 del 2017, viene stabilito che la conservazione sostitutiva deve essere obbligatoria ed eseguita in maniera conforme alle direttive presenti nel decreto. Oltre alla documentazione relativa alle fatture elettroniche e alle ricevute fiscali, per legge, vanno ripristinati e resi digitali anche i libroni degli inventari, i libri giornali, il registro dei beni ammortizzabili, le scritture ausiliarie, i registri utili per l’IVA, i bilanci d’esercizio e i vari pagamenti effettuati tramite i modelli F23 e F24.
Finalità e Utilità della Conservazione Sostitutiva
Nel corso dell’articolo, dunque, riassumendo, si è detto che la conservazione sostitutiva è attualizzata da una serie di procedimenti informatici che dematerializzano il documento cartaceo al fine di conservare sul lungo termine la sua integrità e, in particolar modo, validità in termini giuridici. Insieme a queste importanti motivazioni, la conservazione sostitutiva tutela anche la tracciabilità e reperibilità della documentazione, consentendo agli uffici il facile raggiungimento del documento quando si presenta la necessità di ottenerlo in tempi brevi o in occasioni precise. Si tratta perciò, di una vera e propria digitalizzazione della documentazione esistente in formato cartaceo.
Oltre ai vantaggi precedentemente espressi e facilmente intuibili come l’integrità del documento, la tracciabilità e la facile reperibilità, ci sono anche altre motivazione che chiariscono l’importanza della conservazione sostitutiva. Oltre a ridurre, se non totalmente azzerare, la produzione di documenti cartacei, quest’ultima assicura che la documentazione digitalizzata non venga in qualche modo modificata oppure compromessa e quindi, ne sancisce a pieno titolo l’autenticità.
In conclusione, la regolamentazione di queste nuove procedure di digitalizzazione è il passo fondamentale per far avanzare la Pubblica Amministrazione e le aziende stesse verso un futuro digitale, più semplificato e in cui l’importanza dei dati e dei documenti viene messa al primo posto.