Ricorreva il lontano 1971 quando, unitamente ai nascenti servizi web forniti da Internet, incominciava a diffondersi l’uso della cosiddetta Posta Elettronica, o e-mail. La Posta Elettronica fu presto adottata con entusiasmo da una larga fascia di utenza privata e non, ad oggi può senza dubbio essere definita la versione più evoluta della vecchia missiva spedita a mezzo servizio postale tradizionale. L’uso della posta Elettronica, agevolato ed incoraggiato dagli innumerevoli vantaggi che la tecnologia può offrire, ha ben presto sostituito in larga parte i canonici mezzi di scambio cartaceo. La semplicità di accesso/gestione e rapidità di consegna delle missive sono i pregi principali della Posta Elettronica considerando che il suo utilizzo consente di raggiungere numerosi destinatari in contemporanea inviando in aggiunta al tradizionale testo anche una discreta quantità di allegati consistenti in file di vario genere. Da qui lo sviluppo e l’adozione in ambito professionale della PEC, Posta Elettronica Certificata. Scopriamo cos’è e a cosa serve.
Cos’è la PEC
Una ulteriore evoluzione della Posta Elettronica ha contribuito successivamente alla nascita della Posta Elettronica Certificata, comunemente definita PEC: in sostanza un messaggio di posta elettronica avente a tutti gli effetti valore legale. Per utilizzare il metodo del raffronto con le missive di vecchia generazione, la PEC può essere definita la versione millenial della storica Raccomandata con Ricevuta di ritorno.
La PEC, introdotta agli albori degli anni 2000, aveva lo scopo iniziale di snellire e facilitare l’interscambio di corrispondenze fra pubbliche amministrazioni e/o privati, ma ben presto il suo utilizzo è stato regolamentato e quindi anche esteso ad Imprese e Professionisti, che si sono ritrovati nell’obbligo di disporre di indirizzi e-mail PEC.
A Cosa Serve
Ad oggi molti professionisti si ritrovano costretti ad essere in possesso di un indirizzo e-mail PEC. Uno strumento ormai necessario per lo svolgimento di una moltitudine di attività quali: invio di istanze, comunicazioni ufficiali a pubbliche amministrazioni, invio di documentazione e tanto altro ancora. Basti pensare che attualmente anche solo per candidarsi ad un concorso pubblico è necessario disporre di un personale indirizzo Pec.
Come Funziona la PEC
Ma come funziona la Pec? Per rispondere a questa domanda dobbiamo individuare le tre figure chiave del processo, che si riassumono in mittente, destinatario (come in qualsiasi corrispondenza tradizionale) ed il gestore del servizio. Quest’ultimo che offre per l’appunto il servizio funge anche da garante in relazione all’invio ed alla consegna delle missive elettroniche apponendo una firma digitale su ogni messaggio.
Sostanzialmente il sistema di posta elettronica certificata è strutturato per creare e supportare corrispondenze veicolate attraverso buste digitali virtuali elettronicamente firmate. La firma elettronica assume, in tal caso, lo stesso valore del timbro postale a garanzia dell’ integrità del messaggio in tutte le sue parti. In tal modo il messaggio risulta individuato e classificato con precisione e l’utilizzatore ottiene ricevuta con indicazione di data ed ora della trasmissione e della consegna al destinatario. Le corrispondenze effettuate a mezzo PEC risultano dunque telematicamente documentate e dotate di valore legale opponibile per legge.
Si intuisce facilmente che un ruolo fondamentale è quello attribuito al gestore unico in grado di certificare le avvenute consegne. Considerata la particolarità della funzione loro attribuita, i gestori per i servizi PEC vengono accuratamente individuati e verificati dagli organi preposti al controllo. Un elenco completo dei gestori PEC attivi è disponibile sul sito Agenzia per L’italia Digitale, o AgID.
In altre parole l’ente delegato alla verifica strutturale del gestore ed alla sussistenza dei requisiti per esercitare la gestione della Posta Elettronica Certificata, l’ente verifica che il gestore disponga di validi sistemi di sicurezza informatica e che sia dotato di opportuna capacità di archiviazione dei messaggi ed infine analizza anche le potenzialità tecnico/organizzative del gestore.
Come Attivare la PEC
Notoriamente i gestori PEC offrono i propri servizi a pagamento, pertanto l’utente, privato o Azienda, che desideri ottenere una identità PEC dovrà produrre una serie di documenti variabili a seconda delle richieste del gestore scelto per l’attivazione.
La richiesta di attivazione della Casella PEC va effettuata sul sito del gestore prescelto seguendo la procedura indicata. Affinché l’operazione di rilascio della casella vada a buon fine, andrà naturalmente fornita opportuna documentazione a supporto. La documentazione personale da fornire è variabile a discrezione del gestore ed in base alle regole applicate dallo stesso, ma generalmente sono richiesti documenti standard come carta di identità e codice fiscale.
Infine si procede alla sottoscrizione del contratto con il gestore, l’accettazione delle tariffe proposte ed al prepagamento del canone annuale di abbonamento relativo alla casella PEC che si intende attivare. Per le aziende invece possono essere previsti passaggi aggiuntivi o l’invio di documenti societari come ad esempio l’atto di notorietà con firme autografe.
Quanto Costa il Servizio
Il costo annuale di un abbonamento per la tenuta di una casella PEC si attesta in media sulle 5,50 euro annue iva esclusa, più gli eventuali costi aggiuntivi per chi necessita di spazi di archiviazione più estesi: mediamente 1 euro + Iva annuale per 100 mb aggiuntivi. Attualmente molte realtà, come ad esempio alcuni Istituti bancari, basandosi su specifici accordi con il proprio gestore, offrono a determinate fasce di clientela un servizio di Posta Elettronica Certificata gratuito.
Considerazioni Finali
Come già accennato la PEC è utile per la trasmissione di una innumerevole quantità di documenti: atti, attestazioni avvenuto pagamento, contratti, dichiarazioni di vario genere o qualsiasi altro tipo di documento la cui trasmissione necessiti di comprovante di invio.
È comunque utile sottolineare che un valore legale viene attribuito solo a corrispondenze che intercorrono in maniera reciproca fra indirizzi PEC. Ne consegue che non avrà valore legale un messaggio inviato da casella PEC verso un indirizzo di posta elettronica standard in quanto in tal caso si otterrà solo una e-mail di accettazione che non certifica appieno la trasmissione del messaggio. Al contrario non è possibile effettuare un invio da indirizzo standard a PEC in quanto il sistema, vista l’impossiblità di rilasciare ricevuta, non consente neanche l’invio.