DocFLy, il servizio di conservazione sostitutiva di Aruba, si presenta come la soluzione ideale per avere sempre a portata di mano in formato digitale tutti i documenti, quali ad esempio fatture, libro giornale e contratti. Il pannello di cui dispone è di facile comprensione e utilizzo, utile per organizzare in modo concreto il proprio lavoro e avere sotto controllo tutto il materiale necessario per lavorare. Scopriamo come funziona il servizio nel dettaglio.
Cos’è DocFLy
DocFLy, meglio conosciuto come il servizio di conservazione sostitutiva di Aruba, è una vera e propria soluzione messa in atto da questa importante società italiana per conservare in formato digitale ogni tipo di documento amministrativo, informatico e fiscale. Rientrano ad esempio in questo gruppo le fatture ricevute ed emesse, le fatture della pubblica amministrazione, le fatture GSE, le notifiche, il libro unico del lavoro, il libro giornale il registro giornaliero protocollo, i contratti e i registri iva.
Per mezzo dell’aiuto offerto da DocFLy e al suo pannello di facile intuizione, è possibile conservare in modo rapido e veloce via web tutti i documenti digitali, garantendo al tempo stesso il medesimo valore probatorio e legale di quelli cartacei.
Come funziona
Il servizio offerto da DocFLy assicura la totale sicurezza durante la trasmissione dei documenti, oltre che l’affidabilità e l’integrità autentica dei documenti conservati. Allo stesso tempo si avrà un notevole risparmio in termini di spazio e denaro.
Questa soluzione si presenta dunque perfetta per aziende e professionisti, in quanto offre ad un prezzo vantaggioso 1 giga di spazio, 1 archivio e due classi documentali. È possibile inoltre personalizzare il servizio andando ad aumentare le risorse in base alle singole esigenze. Stando ai costi, DocFLy propone un 1 giga di spazio a partire da 25 euro più IVA all’anno.
La tecnologia per la conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva di DocFly si presenta come un vero e proprio sistema semplice e facile da utilizzare per il cliente. Il servizio in questione presenta un sistema multicanale utile per l’inserimento dei vari documenti oltre che un’intuitiva interfaccia web per la consultazione e la gestione degli archivi.
Aruba, oltre a DocFLy, offre una serie di canali utili per il versamento dei materiali da destinare alla conservazione. Nello specifico il servizio permette di inserire i documenti attraverso: il web services, ftp cartella e l’http online.
I web services sono una soluzione personalizzata offerta da Aruba che permette di integrare nel sistema le informazioni dei clienti e le applicazioni, tramite la conservazione. L’ftp cartella invece permette di trasferire i documenti in un’area apposita e l’http online aiuta ad effettuare l’upload dei dossier.
Il servizio di DocFLy è gestibile tramite il pannello dedicato che si presenta come un’interfaccia web molto semplice. Gli utenti possono in particolar modo avere a propria disposizione tutti gli strumenti necessari per il compimento della loro attività con specifiche caratteristiche che possono variare in relazione ai permessi assegnati e al tipo di profilo scelto. Allo stesso tempo, tramite il pannello di DocFLy, si possono effettuare dei versamenti, scaricare e ricercare dei documenti, organizzare in fascicoli i vari file, verificare l’attività svolta dei singoli utenti, creare nuovi profili con relativi permessi di scrittura ed infine gestire i molteplici processi di conservazione.
Formati gestiti, metadati e classi documentali
Grazie a DocFLy è possibile conservare i documenti fiscali, informatici ed amministrativi, per poi selezionare le classi documentali in relazione alle singole esigenze. Le classi documentali si presentano come dei contenitori virtuali che permettono di raccogliere documenti specifici caratterizzati da degli attributi chiamati metadati. Sono proprio questi infatti a definire la tipologia di classe d’appartenenza. Alcuni esempi sono rappresentati da fatture ricevute, fatture emesse, libro giornale, contratti, fatture PA, determine e delibere.
Oltre ai metadati obbligatori e specifici per i vari file come nome, cognome, data del documento e ragione sociale, è possibile aggiungere altri metadati e informazioni personali da adoperare poi come veri e propri criteri per categorizzare. In questo modo sarà più semplice effettuare ricerche precise e rapide.
I formati previsti da DocFLy, e in più generale da Aruba, sono piuttosto numerosi e vengono consigliati direttamente dal D.P.C.M del 3 dicembre 2013 in relazione alla normative di riferimento. Tra di questi vi sono: i PDF per i documenti, JPG e TIFF per le immagini, ODF e XML per i fogli di calcolo oltre che TXT per i fogli di testo. Versare i documenti sotto forma di tali formati rappresenta come una sorta di garanzia per l’utilizzatore. Essi assicurano infatti la compatibilità, il supporto oltre che la corretta leggibilità dei dossier conservati. In qualsiasi momento si potrà così andare a ricercare le informazioni necessarie utili per la propria attività.