Se da un lato è chiaro che, almeno per il momento, per i contribuenti minimi e forfettari non vi è ancora l’obbligo di emissione di fattura elettronica, ci sono ancora dubbi sulla conservazione delle fatture ricevute in formato elettronico. Dal 2019, infatti, con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica, aziende e partite iva sono state costrette ad adeguarsi a questa nuova modalità, dalla quale, al momento, restano esclusi solo i contribuenti a regime minimo e forfettario, anche se si prevedono novità in questo senso, probabilmente già nel corso del 2022.
Ma come funziona per le fatture di acquisto ricevute elettronicamente? È obbligatorio anche per le partite iva a regime minimo e forfettario la conservazione sostitutiva? Facciamo chiarezza e vediamo prima di tutto di chiarire quali siano le modalità di conservazione delle fatture previste per aziende e professionisti.
Conservazione: Formato Cartaceo e Elettronico
Esistono due modi di conservazione delle fatture: in formato cartaceo o in formato elettronico.
La conservazione in formato cartaceo prevede che la fattura ricevuta venga scaricata, stampata e conservata in un archivio cartaceo, appunto, per almeno dieci anni.
La conservazione delle fatture in formato elettronico, invece, può avvenire in modo più semplice e sicuro tramite conservazione sostitutiva. La fattura viene in questo caso conservata in maniera digitale, mantenendo comunque il valore legale del documento.
La conservazione sostitutiva, come è semplice comprendere, è sicuramente una valida alternativa alla conservazione in formato cartaceo in quanto consente di abbattere costi e tempi legati all’archiviazione alla vecchia maniera e di eliminare il rischio di smarrimento e deterioramento dello stesso documento cartaceo.
Conservazione delle Fatture: un Obbligo per Tutti
Che l’obbligo di conservazione delle fatture sia a carico di tutti i contribuenti è notizia ormai chiara, come è assodato che tale obbligo include anche i contribuenti minimi e forfettari. Non esiste, infatti, nessuna specifica disposizione di legge che esoneri i regimi agevolati alla conservazione, almeno in formato cartaceo, delle fatture di acquisto per almeno dieci anni.
Ma cosa succede se una fattura in formato elettronico viene ricevuta da un contribuente forfettario L’Agenzia delle Entrate ha chiarito tramite una precisazione del luglio 2019 che, non avendo il contribuente forfettario nessun obbligo a ricevere fatture elettroniche, l’obbligo di conservazione rimane comunque per lui per il solo formato cartaceo, con la possibilità di avvalersi dell’alternativa elettronica.
Questo obbligo, viene inoltre precisato, decade anche se la fattura viene ricevuta dal contribuente forfettario tramite pec o Codice Destinatario.
Conservazione Sostitutiva: Cosa Comporta
È innegabile che la modalità di conservazione elettronica delle fatture sia una soluzione più semplice, veloce e sicura rispetto al formato cartaceo ed è per questo che molti imprenditori possono decidere, pur non avendone obbligo, di affidarsi a questa opzione.
Ma quali costi comporta? Il contribuente forfettario avrebbe l’obbligo di acquistare un software apposito? La risposta è: non necessariamente. Come per l’emissione delle fatture elettroniche, infatti, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione sul proprio portale un servizio gratuito anche per la conservazione elettronica delle fatture, che garantisce che le fatture ricevute non vadano perse per almeno 15 anni. Se non si vuole acquistare un software esterno è, quindi, sufficiente attivare gratuitamente tale servizio per la conservazione sostitutiva.
Fatture e Conservazione: Quale Sarà il Futuro?
Possiamo solo fare delle ipotesi, ma la linea sembra ormai segnata: tutto sta andando verso una direzione digitale e possiamo quindi presupporre che la conservazione sostitutiva diventerà presto l’unica vera modalità di archiviazione dei documenti. Se ci pensiamo bene il risparmio è notevole, in termini di costi e soprattutto di tempi e anche l’abbattimento dei rischi gioca a vantaggio del formato elettronico.
Nel prossimo futuro potremmo anche assistere all’estensione dell’obbligo di emissione della fattura elettronica anche per i contribuenti minimi e forfettari, quindi ancora una volta, la strada sembrerebbe già questa.