Per facilitare e rendere meno dispendioso l’obbligo della fattura elettronica, in vigore dal 1° gennaio 2019, l’Agenzia delle Entrate offre gratuitamente il servizio di conservazione sostitutiva dei documenti fiscali. Si tratta di una procedura informatizzata che consente di preservare le fatture elettroniche nel tempo, garantendone una validità equivalente a un documento cartaceo. Le fatture restano valide per 15 anni dalla loro data di emissione e il servizio va rinnovato gratuitamente ogni 3 anni.
Cos’è la Conservazione Sostitutiva delle Fatture Elettroniche
Il servizio di conservazione sostitutiva comporta l’archiviazione delle fatture elettroniche, spesso oggetto di accertamenti fiscali, in files XLM, attribuendo loro data e orario di emissione, così come previsto dalla legge. Nell’eventualità in cui sia necessario recuperare i documenti fiscali conservati, occorrerà chiederli compilando un modulo reso disponibile dall’Agenzia delle Entrate, che in breve tempo (generalmente pochi giorni) procura i file richiesti. Dal momento in cui si aderisce al servizio di conservazione sostitutiva, le fatture elettroniche ricevute e inviate attraverso un programma apposito vengono salvate in automatico.
Come Attivare il Servizio
L’attivazione del servizio di conservazione sostitutiva è semplice e non richiede più di qualche minuto. Basta accedere al sito dell’Agenzia delle Entrate, sezione “Fatture e Corrispettivi” tramite SPID (Sistema Pubblico dell’Identità Digitale), Carta Nazionale dei Servizi (CNS) o le credenziali private di Fisconline e/o Entratel.
Dalla pagina principale si accede alla sezione “Fatturazione” e “Fatturazione Elettronica”, scegliendo poi “Accedi alla sezione Conservazione”. Il processo si conclude cliccando “Invia” dopo aver selezionato “Aderisci al servizio di conservazione” e accettato i termini di conservazione, spuntando entrambe le caselle.
Chi è il Responsabile della Conservazione Sostitutiva Gratuita
Il responsabile della conservazione sostitutiva gratuita dell’Agenzia delle Entrate resta il contribuente, il quale affida la conservazione a un soggetto esterno. Le fatture elettroniche vengono raccolte da Sogei, l’agenzia accreditata per l’Agenzia delle Entrate. Al responsabile basta formalizzare la scelta e sottoscrivere un accordo di servizio, così come previsto dall’art.6 del DPCM 3/12/2013.
I Vantaggi della Conservazione Sostitutiva Gratuita
Il servizio di conservazione sostitutiva gratuita dell’Agenzia delle Entrate presenta diversi vantaggi. Innanzitutto, i tempi di attivazione del sistema di conservazione sostitutiva sono irrisori. I costi sono totalmente abbattuti e il servizio di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche va rinnovato gratuitamente ogni tre anni. Le aziende private, invece, chiedono un rinnovo biennale a pagamento. In generale, il servizio di conservazione sostitutiva sgrava le aziende da oneri di tempo e di denaro.
I Limiti del Servizio
I vantaggi della conservazione sostitutiva gratuita, però, riguardano principalmente le aziende di dimensioni ridotte. Realtà maggiori potrebbero incontrare diversi limiti sia nell’emettere e trasmettere fatture elettroniche, sia nel conservarle. Una delle prime problematiche legate alla conservazione sostitutiva si può incontrare già all’adesione: l’accordo standard previsto dall’Agenzia delle Entrate contiene un Service Level Agreement predefinito e non contrattabile.
In secondo luogo, se un’azienda è già in possesso di un sistema di archiviazione di fatture elettroniche in cloud, affidarsi a un sistema di terzi potrebbe frammentare il proprio archivio fiscale, disperdendo le informazioni a causa di una possibile memorizzazione errata dei files. Inoltre, l’Agenzia delle Entrate conserva unicamente files in formato XML, escludendo così i documenti integrativi contenenti informazioni sulla relazione tra fattura d’acquisto e il registro IVA (obbligatori secondo l’art. 25 DPR 633/72).
Il limite principale della conservazione sostitutiva gratuita riguarda sicuramente il servizio non totalmente automatizzato: secondo l’accordo da sottoscrivere al momento dell’adesione al servizio, il caricamento dei lotti di fatture elettroniche è a carico del responsabile contribuente, che lo esegue manualmente. Per un’azienda molto strutturata ciò non è sostenibile a causa del rilevante volume di documenti fiscali prodotti e ricevuti.
Conservazione Sostitutiva Gratuita: Conviene Davvero per le Aziende?
Il servizio di conservazione sostitutiva gratuita non è conveniente per aziende strutturate e di grandi dimensioni che emettono e ricevono un numero cospicuo di fatture all’anno. Servizi di conservazione sostitutiva di altre aziende terze, anche se a pagamento, potrebbero rivelarsi una scelta migliore.
È invece ideale per aziende di piccole dimensioni e startup, che possono permettersi un sistema di gestione contabile che prevede ancora l’inserimento manuale delle fatture elettroniche nel sistema di archiviazione e ha il grande vantaggio di essere gratuito e semplice da utilizzare.