In un momento storico come quello attuale, caratterizzato da un’esponenziale accelerazione delle invenzioni e delle migliorie in ambito tecnologico (si pensi alla robotica, all’intelligenza artificiale o ai sistemi criptati per la sicurezza e la privacy), anche la sfera della raccolta documentaria è stata influenzata. Sarebbe infatti anacronistico non prendere seriamente in considerazione i vantaggi che questa inesorabile transizione verso il digitale porterebbe – in un’età segnata dall’iperconnessione dematerializzante come la nostra.
Per questa ragione l’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale) ha redatto nel settembre del 2020 un documento, le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, con cui vuole informare tanto le Pubbliche Amministrazioni quanto i soggetti privati sulle novità introdotte in materia, fornendo le indicazioni utili per usufruire di tutti i servizi che il digitale offre in termini, soprattutto, di conservazione sostitutiva. Vediamo, dunque, cos’è la conservazione sostitutiva, quali sono le principali Linee Guida i cambiamenti che la hanno caratterizzato proprio a partire dal 2022.
Cos’è la Conservazione Sostitutiva
Brevemente, per conservazione sostitutiva normata si intende altro che quel processo informatico che attribuisce validità legale a tutta la documentazione presente all’interno di un archivio digitale, pubblico o aziendale che sia. Sul sito dell’AGID si legge infatti che “Il sistema di conservazione, come previsto dall’art.44 del CAD, garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici”.
Si fa riferimento, in sostanza, ad un processo che, attraverso la digitalizzazione di documenti ufficiali dematerializzati, intende attribuire loro non solo conformità normativa, ma anche assicurare tutela e protezione a tutti gli utenti che ne fanno uso.
Introduzione delle Linee Guida e Normativa
Con l’inzio del 2022, sono finalmente diventate ufficiali ed operanti le Linee Guida. L’importanza di questo testo è rappresentata dal valore che assume anche rispetto alle normativa precedente. Esso raccoglie infatti in un unico documento le novità introdotte, modificando o abrogando quanto emesso dai DPCM antecedenti alla sua comparsa.
La sua gestazione, tuttavia, è stata difficoltosa. Nello specifico, con la Determinazione n. 455/2021 sono stati forniti i criteri e le indicazioni principali riguardo alla gestione della documentazione informatica. Mentre con la Determinazione n. 629/2021 sono state apportate alcune modifiche al Regolamento, che hanno avuto a che vedere con la piattaforma tramite la quale si effettua la richiesta di qualificazione per certificare i propri documenti. La proroga compresa nella Determinazione n. 371/2021, infine, decreta definitivamente l’entrata in vigore delle Linee Guida.
L’importanza del testo è inequivocabile. Esso fornisce tutte le indicazioni necessarie e di base per avviare il processo di trasformazione digitale, ormai inevitabile. Costituiscono, insomma, una sorta di manuale a cui le Pubbliche Amministrazioni e le organizzazione potranno attingere per rimodulare la propria struttura e raggiungere gli obiettivi che si sono posti (in termini di efficientamento, ufficialità, velocità, economicità e non volatilità dell’intera produzione documentaria). Il carattere vincolante delle Linee Guida assume valore erga omnes.
Le Novità
Vediamo però quali sono le novità principali che hanno caratterizzato questo testo, attive proprio a partire dal 01/01/2022.
La Figura del Responsabile della Conservazione
In primo luogo, quello che le Linee Giuda intendono operare è una definizione chiara dei ruoli e delle responsabilità del soggetto coinvolto nella conservazione. Con ciò, si sta sostanzialmente pianificando la creazione della figura del Responsabile della Conservazione, e cioè di colui che dovrà supervisionare e condurre il processo di conservazione.
Costui potrà essere nominato sia internamente all’organizzazione, sia dall’esterno. L’importante è che non coincida con la figura del conservatore. Il responsabile dovrà inoltre, per assolvere al suo ruolo, possedere competenze non solo in ambito legale, ma anche informatico e archivistico.
Metadati
Un secondo importante intervento riguarda i metadati. Vengono infatti introdotti nuovi metadati che permettono una maggiore interoperabilità, nonché una più vasta chiarezza e conoscibilità degli stessi, così da rendere la lettura del documento il meno approssimativa possibile. In tal modo, sarà possibile approcciarsi all’intero contesto documentale seguendo un percorso diretto e rapido (per approfondire consultare l’Allegato 5).
Formati Compatibili
In terza battuta, altra novità introdotta riguarda le tipologie di file consentite. Si legge a tal proposito all’Allegato 2 che i formati compatibili saranno 124, suddivisi in 15 categorie, di modo che la leggibilità e l’utilizzo pluridirezionale siano garantiti.
Standard di Conservazione
In seguito, è prevista la sostituzione dello standard di conservazione vigente. Quello nuovo, chiamato SInCRO UNI 11386:2020, andrà a ottimizzare sia il processo di indicizzazione, sia quello di interoperabilità dell’intero sistema informativo.
Indicazioni per le PA
Un altro punto importante riguarda le PA. Nell’Allegato 6, infatti, emerge come si assisterà ad uno snellimento del processo di protocollazione. Grazie ad esso, gli AOO coinvolti riusciranno a comunicare e inviare documenti amministrativi protocollati senza rischi e intoppi di transizione.
Richiesta di Documentazione
Infine, per quanto riguarda i documenti analogici, e nello specifico la possibilità di richiedere una copia per immagine, le Linee Guida ne prevedono la concessione solo a patto che un’autorità pubblica ne certifichi la conformità.