L’avvento dell’evoluzione tecnologica ha portato all’umento spropositato di dati e informazioni che necessitano, oltre ad una regolare catalogazione, tracciabilità e accessibilità, anche una regolamentazione nell’utilizzo e nel loro trattamento.
La conservazione dei documenti è un argomento caldo degli ultimi anni e il digitale ha portato sempre più imprese a interfacciarsi con strumenti e concetti sempre nuovi. È il caso questo dei cosiddetti metadati, ossia un insieme di informazioni che descrive un insieme di dati. Un esempio molto semplicistico di metadati, ma che può aiutare a capire di cosa stiamo parlando, è quello dei libri in biblioteca o di un altro qualsiasi archivio: il catalogo della biblioteca contiene delle informazioni circa la posizione, il genere, il numero di volumi di un determinato libro, cioè dati che riguardano più dati di quel libro.
Ma procediamo con ordine e andiamo a vedere più nel dettaglio a cosa fanno riferimento i metadati e in quali campi di applicazione ne sentiamo spesso parlare.
Metadati: Cosa Sono e a Cosa Servono
Quando parliamo di metadati, parliamo a cosa ci riferiamo? Riallacciandoci a quanto già accennato sopra, i metadati sono dati che descrivono altri dati. Attraverso i metadati viene, dunque, associato un elemento che ne identifica diverse caratteristiche, come l’oggetto, la provenienza, la struttura e naturalmente il contenuto. In questo modo, diventa più facile condividere le informazioni e, di conseguenza, archiviare e rintracciare i documenti.
In base al ruolo che svolgono, i metadati possono essere suddivisi in tre categorie:
- Descrittivi, che contengono tutte le informazioni necessarie alla descrizione dettagliata e precisa dell’oggetto, Così facendo, una volta inserito all’interno di un archivio più vasto, l’oggetto in questione potrà essere facilmente rintracciato e visionato.
- Amministrativi o gestionali, incentrati principalmente sulla forma di archiviazione e sulla loro conservazione con scadenza a lungo termine, che include l’autencità del contenuto, le procedure speciali per accedervi e i diritti di consultazione.
- Strutturali, relativi alla struttura interno dei documenti e alla gestione delle relazioni delle varie componenti digitali. In questi metadati sono contenute anche le informazioni relative all’identificazione e alla localizzazione del documento.
Qual è la Loro Funzione?
Si potrebbe dire, dunque, che il senso dei metadati è quello di conservare i documenti di lungo periodo, attraverso un linguaggio che diventa standard e leggibile con sistemi informatici differenti. Grazie a loro è possibile risolvere alcune questioni logistiche e strutturali legate ai documenti in generale e, nello specifico, ai documenti digitali.
Gli innovativi sistemi di archiviazione sono in grado di ottenere un livello di metadatazione tale da tener conto di ogni aspetto archivistico, ma anche normativo. Nello specifico, la metadatazione, si può riassumere in:
- ricerca delle informazioni
- organizzazione specifica dei documenti
- interoperabilità tra sistemi informatici
Per fare un esempio concreto di cosa sono e di come si applicano i metadati, possiamo pensare ad un qualsiasi documento con una data specifica, il nome e i dati di chi lo ha prodotto e la descrizione da cui è accompagnato. Un altro esempio di metadato è quello delle fatture o di altri documenti di tipo fiscale, dove la metadatazione, in questo caso, può essere costituita dalla Partita IVA, che rimanderà a tutti gli altri dati necessari del soggetto.
Sintetizzando, qualsiasi informazione può trasformarsi in un metadato; l’importante è che abbia un ruolo di informazione, gestione e conservazione, recupero e riutilizzo.
Le Normative Relative ai Metadati
La presenza dei metadati è fondamentale per recuperare i documenti, per preservare la loro integrità nel tempo e per contestualizzare o ricollocare altri documenti. Proprio perché ricoprono un ruolo fondamentale, è importantissimo che vengano regolamentati per consentirne il corretto utilizzo.
Le Linee Guida dell’AgID
A tal proposito, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), si è adoperata per garantire un corretto sistema di regolamentazione della metadatazione e del suo utilizzo. Difatti, è stato individuato dall’AgID un set di metadati minimi obbligatori che devono essere associati a documenti informatici, ai documenti amministrativi informatici e alle aggregazioni documentali informatiche. Tali informazioni è possibile reperirle negli articoli 9 e 19 del protocollo informatico.
Il set di metadati minimi comprende:
- identificativo
- data di chiusura
- oggetto
- soggetto produttore del documento
- destinatario
Naturalmente, oltre questo set minimo obbligatorio di dati, in base allo specifico contesto aziendale, è possibile aggiungere ulteriori informazioni a supporto della ricerca gestionale o strutturale.
Le Novità Riguardo l’Utilizzo dei Metadati
Ultimamente sono entrate in vigore nuove linee guida in fatto di documenti informatici e metadatazione.
Infatti, le nuove normative hanno apportato una massiccia modifica all’impianto dei metadati minimi obbligatori da associare al documento informatico (che, come detto in precedenza, fino a questo momento si trattava di un impianto composto da circa 6 metadati obbligatori). Le nuove linee guida vanno quasi a raddoppiare il numero dei metadati minimi obbligatori, richiedendo informazioni molto più dettagliate e non sempre di immediata reperibilità. Un cambiamento piuttosto drastico, che ha costretto aziende, imprese, amministrazioni, ad aggiornare i propri sistemi per sostenere questo nuovo cambiamento.
Metadati nella Fatturazione Elettronica
L’allegato 5 delle nuove linee guida AgID va ad approfondire le indicazioni sui metadati del documento informatico e, in particolar modo, sulla fattura elettronica. Tra le novità, le nuove direttive prevedono che, al momento della creazione del documento, devono essere generati e associati in modo permanente i relativi metadati, rilevando che, se ci fossero informazioni già esistenti, queste ultime possono essere generate e associate al documento in un secondo momento.
In aggiunta ai metadati minimi obbligatori elencati in precedenza, troviamo alcune novità:
- l’impronta di hash (una sequenza di lettere e di cifre) accanto alll’identificativo univoco del documento, che consente l’identificazione certa nel lungo periodo del documento;
- la modalità di formazione del documento, che può avvenire attraverso la creazione tramite appositi software, tramite acquisizione in via telematica oppure memorizzazione su supporto informatico in formato digitale, oppure tramite il raggruppamento di un insieme di dati secondo una struttura predeterminata;
- la tipologia documentale, con chiave descrittiva e dati di registrazione;
- la presenza di eventuali allegati.
A queste nuove linee guida, si aggiungono anche altri metadati, quali:
- una verifica sulle firme digitali, sigilli elettronici, conformità delle copie immagine;
- l’identificativo del documento principale, qualora fossero presenti degli allegati;
- la tracciature delle modifiche sul documento, se fatte dall’autore;
- versione del documento, in valore alfanumerico;
- tempo di conservazione.
In ogni caso, anche per i metadati vale la regola “dell’informazione utile”: ogni archiviazione svolge bene il proprio compito se i dati per la ricerca e la conservazione sono realmente considerati utili e necessari su un lungo periodo. Una over inclusione di dati non necessari potrebbe provocare l’effetto contrario e trasformarsi, col tempo, in una montagna indistricabile di informazioni utili incapaci di assolvere al proprio compito.