Attualmente l’Agenzia delle Entrate ha preferito rivedere i termini fissati per la conversazione sostitutiva. Questa decisione è stata presa per alleggerire in un certo qual modo la pressione esercitata sui commercialisti e sul proprietari di imprese dopo la pandemia da Covid-19.
Chi deve fare la conservazione sostitutiva
Attraverso il Decreto Sostegni, emanato nel 2021, è stata disposta un’ulteriore proroga di tre mesi per quanto concerne la conservazione sostitutiva. Questa particolare procedura non è altro che l’archivio in formato digitale che permette di assicurare nel corso del tempo la validità legale di un documento informatico.
Rientrano all’interno della conservazione sostitutiva i modelli comunicativi, dichiarativi e il versamento di natura fiscale. Nello specifico è possibile procedere alla conservazione di: liquidazioni IVA periodiche e delle fatture elettroniche.
Stando alla circolare emanata dall’Agenzia delle Entrate nel 2006, i documenti rilevanti per l’applicazione del DM 2004, per quanto riguarda la materia di dematerializzazione dei dossier fiscali sono relativi: alle scritture ausiliarie, al libro inventari e giornale, patrimoniali e reddituali, bilancio d’esercizio, libro soci, nota integrativa e registro dei beni ammortizzabili.
Normativa e direttive
L’Agenzia delle Entrate, dopo solamente qualche giorno dal termine fissato per la conservazione dei documenti per l’anno d’imposta 2019, ha deciso di rendere retroattivo il servizio per le fatture elettroniche. Vista la situazione ora la maggior parte dei titolari di partita IVA si sono posti il problema dei possibili impatti futuri per quanto riguarda la conservazione delle fatture. È stato reso noto infatti che la nuova modalità per archiviare i documenti permette di avere sempre a portata di mano le fatture transitate tramite SdI. Per eseguire tale procedura è sufficiente precisare una data , nel momento in cui si sceglie di aderire all’accordo di servizio, che sia antecedente a quella dell’avvenuta adesione. Da questo giorno infatti verranno automaticamente conservate le fatture presentate, anche nel periodo nel quale il servizio non era ancora attivo.
Termini e scadenze
La maggior parte degli italiani si chiede tuttavia a cosa serve la conservazione sostitutiva. Questa modalità infatti di archiviazione dei documenti fiscali appartenenti alle singole imprese, è prevista dalla legge appositamente per poter assicurare alcune caratteristiche fondamentali quali l’integratià, l’autencitià, la reperibilità e le leggibilità dei dossier.
Stando al discorso relativo ai termini, appare evidente come la conservazione debba essere svolta ogni anno, entro tre mesi dalla dichiarazione dei redditi. Per il 2021 la scadenza era fissata al dieci di giugno invece che, come avviene normalmente, al dieci di marzo.
Nello specifico, slitta al primo gennaio 2022 tutte le nuove regole relative al mondo della conversazione sostitutiva. Gli operatori appartenenti sia al settore pubblico che a quello privato, avranno così più margine di tempo per potersi adeguare.
I documenti da presentare
La conservazione sostitutiva è una procedura apposita per consentire alle imprese di sostituire i documenti cartacei con i dossier in formato digitale che hanno un valore fiscale, legale e tributario. É direttamente il codice dell’amminstrazione digitale, meglio conosciuto con la dicitura CAD ha stabilire i requisiti, le regole, le responsabilità e tutti i ruoli che fanno parte dell’intero processo. Con la digitalizzazione quindi un dossier viene sottoposto ad un processo legale ed informatico che andrà ad accettarsi dalla validità e dell’autencitià.
I mezzi per compiere queste operazione sono da rinvenire nella firma digitale e nella marca temporale. La firma digitale permette di firmare digitalmente alcuni documenti per avere una maggiore autenticità, legalità ed integrità. In seguito a tale procedimento il dossier non potrà può essere modificato e a tutti gli effetti gode di piena validità probatoria verso i soggetti terzi. La marca temporale invece offre la possibilità di apporre un preciso riferimento temporale nel documento. Nello specifico quindi saranno disponibili ora e data, tramite una precisa evidenza informatica che rende queste informazioni certe e opponibili ai terzi.
Tuttavia bisogna fare attenzione a non confondere la conservazione sostituiva con l’archiviazione elettronica. Quest’ultima permette di eseguire solamente una scanerizzazione dei documenti per poi procedere con la memorizzazione nei vari dispositivi elettronici, quali ad esempio CD, DVD e USB.
I documenti per i quali è possibile utilizzare questa tecnica sono davvero tantissimi. Rientrano nel gruppo fatture, ricevute fiscali, scontrini, bilancio d’esercizio ma anche dichiarazioni fiscali, CUD, offerte e libro dei soci.
Grazie alla dichiarazione sostitutiva si può quindi conferire una precisa validità legale e ad un preciso documento informatico. Allo stesso tempo si assicura un’efficacia giuridica equivalente a quella presente nel dossier originale. Questo procedimento si dimostra così precedere con l’archiviazione nel formato elettronico e garantire agli stessi autenticità e integrità nonostante il passare del tempo.