I registri contabili tendono ad attestare quasi l’intera vita dell’impresa, con specifico riferimento alla sua attività sia dal punto di vista patrimoniale che finanziario. Grazie ai vari documenti è possibile avere una visione piuttosto univoca e chiara dell’azienda. La legge stabilisce inoltre che i libri contabili devono venire conservati almeno per dieci anni, lasso di tempo considerato utile per consentire la liquidazione, il calcolo e il versamento delle imposte.
Cosa sono i registi contabili
Tutte le imprese devono obbligatoriamente provvedere alla redazione e alla conservazione delle scritture contabili e dei libri, così come previsto dalla rispettiva normativa fiscale civilista, del lavoro e societaria. I libri contabili dovranno essere tenuti dalle singole aziende a seconda delle dimensioni e al tipo di attività svolta.
Ma cosa sono nello specifico i registri contabili? Quest’ultimi non sono altro che dei documenti che la legge impone di conservare per un certo lasso di tempo. Si dimostrano inoltre fondamentali perché sono in grado di dimostrare e rappresentare gli atti compiuti dall’impresa sia per quanto concerne il punto di vista monetario che quantitativo e permettono di avere una rappresentazione veritiera e chiara della situazione patrimoniale, economica e finanziaria dell’impresa.
Le informazioni da includere e la normativa di riferimento
Conservaree redarre i libri contabili in modo adeguato è molto importante per ogni impresa. Proprio per questo il codice civile prevede l’obbligo per le aziende, fatto salvo per alcune categorie, di tenere: il libro giornale e il libro degli inventari. Restano fuori da tale gruppo il piccolo imprenditore e l’imprenditore agricolo.
Nel libro giornale devono venire annottate tutte le operazioni di gestione in ordine cronologico in cui rientrano ad esempio vendite, acquisti, pagamenti ed incassi mentre nel libro degli inventari sono presenti tutte le attività dell’impresa con l’obiettivo di rappresentare concretamente la singola situazione patrimoniale. Oltre alle scritture in questione il codice civile italiano prevede anche la tenuta delle informazioni relative al magazzino.
In Italia la normativa fiscale quindi stabilisce la tenuta obbligatoria di alcuni registri contabili specifici come libri IVA e libro dei beni ammortizzabili.
Conservazione sostitutiva dei libri contabili
La conservazione sostitutiva dei registri contabili si presenta come un’attività particolarmente delicata. Per poter rispettare la normativa occorre in primis conoscere quali sono i documenti da dover conservare nel tempo.
Stando a quanto affermato dal Codice civile all’articolo 2220, le scritture contabili devono essere conservate per almeno dieci anni dal momento in cui avviene l’ultima registrazione. Sempre per questo lasso di tempo bisogna avere a propria disposizione le lettere, i telegrammi e le fatture, oltre che le loro copie.
Nello specifico occorre così conservare: il libro giornale, il libro degli inventari, l’intera corrispondenza commerciale e le altre scritture richieste. Rientrano in tale gruppo inoltre il libro dei soci, in cui vengono annotati i dati dei titolari e le azioni compiute, il libro delle obbligazioni e il libro delle deliberazioni e delle adunanze.
Ma cosa significa esattamente dover conservare dei documenti? Questo termine sta ad indicare la necessità di creare un archivio personale in cui inserire tutti i documenti che riguardano l’azienda. Naturalmente, per rispettare la normativa imposta, occorre fare attenzione in primis al vincolo archivistico ovvero al collegamento che si viene a generare tra differenti documenti legati da una stessa pratica.
Per poter archiviare e allo stesso ritrovare velocemente i registri contabili è importante tenere sia i dossier cartacei che digitali.
Per quanto concerne la gestione e la conservazione delle varie pratiche facenti parte dell’impresa, bisogna prima provvedere alla loro registrazione, con conseguente classificazione in formato originale. Gli ambienti considerati più adatti in tale circostanza, sono quelli di facile accesso e reperibilità. È importante ovviamente scegliere un luogo sicuro in modo tale che non subiscano danni irreversibili.
Per quanto concerne la conservazione digitale, i documenti dovranno venire archiviati eseguendo una serie di procedure specifiche. In soccorso arrivano in questo caso alcune tecnologie per garantire l’autenticità del dossier conservato. Tuttavia per quanto concerne il mondo della conservazione è anche prevista una via di mezzo rispetto alle due soluzioni precedenti. È possibile così provvedere ad una sorta di archiviazione definita ibrida in cui la gestione documentale avviene doppiamente sia nel mondo digitale che in quello cartaceo.
Appare evidente così infine che i registri contabili ricoprono un ruolo decisamente importante all’interno delle singole imprese. Proprio tramite questi documenti ufficiali infatti si possono ottenere informazioni circa la gestione approfondita dell’azienda. Naturalmente, per evitare possibili sanzioni e multe, è necessario rispettare la normativa imposta dallo stato italiano e provvedere alla più adeguata conservazione sostitutiva.