All’interno della vasta gamma di formati disponibili per la conservazione di un testo, di particolare rilevanza in ambito finanziario, urge fare chiarezza su quelli più utilizzati nella conservazione sostitutiva. Quest’ultima ha la funzione di, appunto, sostituire i documenti in formato cartaceo con un corrispettivo digitale. Per far ciò in modo semplice e lineare, è necessario seguire le norme relative alla conservazione di tali documenti, affinché siano facilmente fruibili da terzi. In questo elaborato verrà fatta una panoramica riguardante la normativa, i formati accettati, quelli più adatti ad un determinato scopo, e le classi documentali.
Formati Compatibili: Cosa Dice la Normativa
Esistono diverse tipologie di formati utilizzati per la digitalizzazione dei documenti, distribuiti in sedici categorie: documenti impaginati, ipertesti, dati strutturati, posta elettronica, fogli di calcolo, presentazioni multimediali, immagini raster, immagini vettoriali e modellazione digitale, modelli digitali, caratteri tipografici, suoni, video, sottotitoli, contenitori e pacchetti multimediali, archivi compressi, documenti amministrativi, applicazioni e codice sorgente, e applicazioni crittografiche.
Al fine di evitare eventuali problemi di compatibilità nell’apertura e nella fruibilità di un documento, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha ristretto il range dei formati accettabili in base a determinate condizioni. Tali condizioni corrispondono al concetto di immutabilità e staticità. I file devono dunque essere non alterabili ed internazionali (dunque standard), in quanto devono essere utilizzabili da ogni parte del mondo senza che vengano riscontrati problemi di compatibilità. Inoltre non devono essere manomessi.
Le Categorie e i Relativi Formati
I formati più utilizzati nel mondo del web, fra quelli già esposti, possono essere categorizzati in: file di testo o documenti, fogli di calcolo, immagini, audio, video, file eseguibili, file compressi e di archiviazione, e-mail.
Rimanendo nell’ambito della conservazione sostitutiva, i formati più rilevanti sono per ovvie ragioni quelli di testo e di immagine. In particolare, formati come il PDF, PDF-A, TIFF, JPG, OOXML (ovvero Open Office XML), ODF (Open Document Format), XML e TXT costituiscono la prima scelta per questioni di funzionalità e rispetto delle norme base per la conservazione dei documenti, e per tale ragione fortemente raccomandati da AgID. Trattandosi di documenti fiscali e/o legali, è necessario che i documenti vengano convertiti in file sicuri e di qualità, che si rifacciano alle linee guida governative.
Come Scegliere il Formato Corretto
Ognuno dei formati sopra citati possiede delle caratteristiche che lo rendono più o meno adatto, e sono:
- Apertura, ossia le specifiche del documento devono essere facilmente accessibili;
- Standardizzazione e diffusione, le sue caratteristiche sono definite dalla normativa di un organismo o governo (standard de iure) o sono già diffuse (standard de facto);
- Sicurezza, il file deve essere in grado di mantenersi integro dinanzi all’attacco di un virus o malware;
- Portabilità, il documento deve essere ugualmente fruibile da diversi software o hardware;
- Auto-documentazione, deve supportare la presenza di metadati.
Fra i formati sopra descritti, è bene entrare nel dettaglio dei tipi raccomandati da AgID. Di seguito troviamo i seguenti.
Il formato PDF (Portable Document Format) è fra i più utilizzati perché include testi formattati, immagini, grafica vettoriale, firme digitali e persino video. Gestisce dunque documenti complessi senza modificarli a seconda del dispositivo da cui vengono aperti.
Il PDF-A è un sottoformato del PDF, e differisce da quest’ultimo a causa dell’assenza – al suo interno – di collegamenti ipertestuali, codici eseguibili e contenuti crittografati. In sostanza, è un formato più leggero, più adatto alla conservazione a lungo termine dei documenti.
TIFF
Il TIFF è un file che contiene immagini rasterizzate di documenti convertiti da cartaceo a digitale. Ne andrebbe valutato l’utilizzo, in quanto alcuni suoi sottoformati non sono adatti alla lunga conservazione. Potrebbero essere soggetti ad una perdita di dati.
JPG
Il JPG è il formato più utilizzato per il salvataggio delle foto, oltre ad essere il più utilizzato sul web. Come il TIFF, può essere soggetto ad una perdita di qualità e dati, benché esista una sua versione aggiornata (JPG 2000) capace di includere e mostrare i metadati associati all’immagine.
OOXML
Il formato OOXML possiede delle caratteristiche che lo rendono adatto alla conservazione nel lungo periodo: ad esempio, l’incorporamento dei caratteri e la possibilità di inserire una firma digitale (come per i PDF). È un formato che può contenere testo, presentazioni, fogli di calcolo, e grafici.
ODF
Il formato ODF è sempre più utilizzato nella conservazione di file operata da organizzazioni governative, in quanto basato sul già citato linguaggio XML. Negli ODF, un documento è composto da più strutture di suddetto linguaggio, riguardo al contenuto, alla formattazione, e ai metadati.
XML
Gli XML sono formati di testo flessibili che si basano su altri linguaggi standard che vanno dalle immagini vettoriali, ai dati finanziari allo scambio di messaggi.
TXT
Il TXT è, invece, un formato di testo non binario alternativo a XML.
Classi Documentali e Funzione
Nel sostituire i file cartacei non è importante soltanto il formato in cui essi vengono digitalizzati. Bisogna infatti tenere conto delle classi documentali, ovvero le categorizzazioni che identificano il tipo di file da conservare. Non possono essere ignorate in quanto necessarie secondo normativa. Queste classi comprendono:
- Fatture emesse
- Fatture ricevute
- DDT emessi
- DDT ricevuti
- Libro giornale
- Altri
La classe documentale serve a racchiudere un insieme di documenti dello stesso genere, che vengono classificati per tipo (ad esempio, le fatture citate in precedenza) o per tipo di operazione o affare. Devono riportare le qualità e le caratteristiche di ogni documento ed esplicitarne la natura, il lasso di tempo in cui deve rimanere conservato ed i suoi metadati. Queste classi devono essere necessariamente incluse nel Manuale di Conservazione dell’azienda o dell’organizzazione, in quanto corrisponde ad un’operazione di fondamentale importanza.