La fattura è a tutti gli effetti un documento fiscale obbligatorio che deve essere redatto da un soggetto venditore (che possegga partita Iva, salvo eventuali esenzioni) al fine di provare l’avvenuta cessione di una prestazione di un servizio oppure di un bene e il sorgere di un diritto a riscuoterne il prezzo.
Le fatture si dividono in attive e passive. Nel primo caso sarà attiva nei confronti del venditore che presta un servizio o vende un bene e di conseguenza emette la fattura. Sarà invece passiva per il compratore di quel bene o servizio che viceversa la riceverà, questa differenza è fondamentale ai fini fiscali.
Differenti tipologie di fatture
Le fatture non sono tutte uguali, e possono differenziarsi in tre tipologie:
- La fattura immediata, viene emessa e successivamente inviata al cliente nello stesso giorno in cui è avvenuta la vendita del bene o la prestazione di un servizio.
- La fattura differita, effettuata entro il quindicesimo giorno del mese successivo a quello in cui è avvenuta la consegna di una merce.
- La fattura accompagnatoria, un documento che contiene al suo interno sia elementi relativi alla fattura sia una serie di dati ed informazioni inerenti al trasporto dei beni venduti.
Chi deve emettere fattura e che informazioni includere
Come già accennato, coloro che sono tenuti all’emisione della fattura sono tutti i titolari di partita Iva nel momento in cui effettuano una prestazione di servizi oppure una cessione dei beni.
Tuttavia il legislatore ha previsto delle particolari esenzioni nel caso in cui la fattura non venga richiesta dal cliente nel momento in cui viene effettuata la prestazione. Coloro che in questi casi sono quindi esenti dall’emissione della fattura sono i commercianti al dettaglio, gli agricoltori, coloro che effettuano prestazioni alberghiere, coloro che si occupano della somministrazione al pubblico di alimenti e bevande ed infine coloro che erogano servizi di autotrasporto di persone. Tuttavia resta in capo a questi soggetti l’obbligo di rilasciare altre tipologie di documenti, come ad esempio lo scontrino fiscale.
Nel momento in cui viene emessa, la fattura deve essere rilasciata in duplice copia, un’originale che viene rilasciata a colui che effettua l’acquisto e la copia che resta invece nelle mani dell’emittente, inoltre deve possedere degli elementi ben precisi, ovvero:
- La data di emissione ed un numero progressivo
- I dati identificativi dell’emittente (nome, indirizzo, numero partita Iva, codice fiscale, iscrizione nel registro delle imprese)
- I dati di colui che effettua l’acquisto
- Il mezzo con cui viene effettuato il pagamento
- La quantità e la tipologia di beni o servizi venduti
- Il prezzo ed eventuali sconti
- L’aliquota e l’ammontare dell’IVA
- il totale della fattura
Formati e metodo di conservazione
La legge prevede un obbligo di conservazione per quanto riguarda questa tipologia di documenti, e per la conservazione è necessario rispettare determinati formati.
Per poter infatti conservare correttamente una fattura e per poterla inviare correttamente al sistema di interscambio essa deve essere redatta nel formato Xml (eXtensible Markup Language), tuttavia l’Agenzia delle Entrate ha recentemente fornito la sua approvazione alla possibilità di conservarle internamente nel classico formato PDF.
Per poter conservare adeguatamente una fattura occorre rivolgersi a soggetti accreditati alla conservazione. L’Agenzia delle Entrate all’interno del suo portale mette a disposizione un sistema gratuito che permette la corretta conservazione di questi documenti. Basterà infatti recarsi sul suo sito ed entrare nella sezione Fatture e Corrispettivi, all’interno della quale saranno messi a disposizione diversi servizi gratuiti come il servizio per la creazione e l’invio di ogni singola fattura, il servizio di conservazione digitale delle fatture sia emesse che ricevute ed infine la lista di tutte le fatture emesse e ricevute.
Una volta entrati nella pagina occorre selezionale il link Accedi alla sezione conservazione, dove si aprirà una pagina che permetterà di prendere visione del manuale del servizio di conservazione e dell’accordo di servizio, a questo punto non resterà da fare altro che spuntare le due caselle e il sito invierà le fatture emesse e ricevute attraverso il sistema di interscambio, e da quel momento saranno in conservazione elettronica.