La Conservazione Elettronica è un sistema che permette di garantire la validità legale dei dati di fatturazione nel tempo. Grazie alle firme digitali e al timestamping, il contenuto di questi documenti non cambierà mai e potrà essere conservato in eterno. Il processo di archiviazione elettronica non solo protegge le informazioni, ma ne preserva anche il valore senza alcun rischio o preoccupazione di svalutazione dovuta a fattori ambientali come l’umidità, ecc. Semplicemente immagazzinandole in modo digitale su sistemi informatici senza alcuna necessità, se non l’elettricità
La Normativa
Il termine di conservazione delle fatture elettroniche è quello previsto dall’articolo 3 del DMEF 17/6/2014, che stabilisce che devono essere conservate entro tre mesi dalla data di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all’anno precedente da parte dei contribuenti. La circostanza che le fatture siano state accettate è una condizione di esistenza legale per questo documento, perché se fossero state rifiutate o scartate allora sarebbero considerate inesistenti. Non importa se questi documenti siano mai stati pagati o meno; li stiamo solo immagazzinando nel nostro database fino al momento in cui ci sarà un audit.
I documenti digitali sono importanti nel mondo degli affari; hanno un valore legale e possono essere soggetti a contenziosi o sviste. Questo significa che ogni volta che si utilizza un documento digitale per qualcosa di significativo, come il trattamento dei dati o la creazione di record – è fondamentale salvare i file.
Qualsiasi dato digitale o documento informatico deve avere caratteristiche oggettive (qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità) che possono essere ottenute in diversi modi. Per esempio con l’apposizione di una firma, ma non si deve trascurare la conservazione proprio per garantire che queste proprietà fondamentali siano conservate. La conservazione è obbligatoria per tutte le informazioni e i documenti di cui è prescritta la conservazione nel tempo, ma non solo. Infatti, come si può essere sicuri che l’informazione o il documento abbia queste caratteristiche oggettive senza aver applicato un processo conforme alla legge? Non si può.
PEC e conservazione sostitutiva
I PEC, o contenitori elettronici personali, sono una nuova forma di archiviazione che rappresenta la prossima generazione dello sviluppo tecnologico. Permettono un accesso facile e conveniente a tutti i dati personali da qualsiasi dispositivo con una connessione internet. Questo significa che puoi portare il tuo lavoro a casa con te nei fine settimana e tenerti aggiornato su quello che succede al lavoro. Significa anche che, indipendentemente da dove vi troviate, tutto sarà proprio lì ad aspettare che torniate a lavorarci.
La PEC, inoltre, è un documento nativamente informatizzato, gestito in diversi client web e conservato fisicamente ma mai conservato! Incredibilmente questo annulla completamente il suo valore legale – diventa nient’altro che una cartella vuota sul tuo hard disk senza alcun valore probatorio e legale.
Documenti che non è obbligatorio conservare
Quindi, se avete seguito fin qui, è chiaro perché conservare qualsiasi dato o documento informatico è obbligatorio. Ma che dire delle cose che non vale la pena salvare?
Molti documenti necessitano di avere valore legale in quanto forniscono protezione e sicurezza in caso di problemi legali o processi aziendali. È quindi importante assicurarsi che tutte le fasi di un processo di digitalizzazione siano gestite secondo le normative. È necessario che ogni step di creazione e gestione dei documenti, fino all’archiviazione, sia in linea con la legge vigente.