Abbandonare la fattura cartacea a favare della fatturazione elettronica, in tempi di evoluzione tecnologica e digitale, ormai sta quasi per diventare un obbligo per tutti. Lo abbiamo visto nel 2019, in cui la fattura elettronica è diventata obbligatoria per le operazioni B2B e B2C, ad esclusione di alcuni soggetti che, per il momento, esonerati dalla legge. Adoperare un metodo di fatturazione elettronica permette non solo di ridurre gli sprechi di carta, ma anche di svolgere un certo numero di attività che, con il sistema tradizionale, risulterebbero più macchinose e per cui si impiegherebbe sicuramente più tempo.
Andiamo a vedere nello specifico, quali sono i vantaggi, ma anche alcuni limiti, che possono avere i software di fatturazione elettroniche gratuiti e in quali casi conviene utilizzare il software gratuito dell’Agenzia delle Entrate per la fatturazione elettronica.
Vantaggi della Fatturazione Elettronica
Naturalmente, come per tutti i cambiamenti, non tutti accolgono bene le novità, ma la maggior parte delle volte è solo questione di apertura mentale e, soprattutto, di abitudine. Tra i vantaggi della fatturazione elettronica troviamo:
- L’accesso al regime premiale. Questo è un valido incentivo, che consente la riduzione di un anno dei termini di decadenza sugli avvisi di accertamento e sulle notifiche. Le tempistiche standard prevederebbero cinque anni, in questo modo saranno solo quattro. Questo è valido solo nel caso in cui il fatturato sia completamente costituito da fatture elettroniche.
- Agevolare i rapporti con i soggetti obbligati. Infatti, dal 2019, la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria nei rapporti con la Pubblica Amministrazione per tutti coloro che hanno la Partita IVA. Quando una partita IVA, obbligata alla fatturazione elettronica, si trova in rapporti con un forfettario che non aderisce allo stesso metodo di fatturazione, vengono a crearsi dei meccanismi macchinosi che rallentano i rapporti commerciali. Con l’adesione al medesimo metodo, invece, tutto diventa più agevolato per i soggetti coinvolti.
- Inviare le fatture al commercialista rapidamente, che può scaricare in totale autonomia le fatture necessarie direttamente dal software di utilizzo, in modo rapido e ordinato.
- Emettere e ricevere le fatture da un unico software, che funziona da “banca dati” di tutti i documenti emessi e ricevuti. Questo agevola sia la fatturazione, che avviene entrando nel software, compilando i dati e inviando il documento, sia la ricezione di nuovi documenti e, infine, anche la loro conservazione (e naturalmente reperibilità) nel lungo periodo.
I Limiti
Ma se questi vantaggi risultano così importanti, soprattutto per i soggetti forfettari e per tutti coloro che sono dotati di Partita IVA, perché alcuni imprenditori sono ancora restii ad aderire al metodo di fatturazione digitale?
Il primo limite che i soggetti percepiscono è proprio il digitale. Molti degli operatori non sono avvezzi alla tecnologia e si tirano indietro a prescindere, considerandolo un metodo complesso da utilizzare e talvolta nemmeno necessario, perché fino a quel momento sono riusciti a sopravvivere anche senza. Ma per i motivi precedentemente elencati, chiunque voglia rapportarsi con la Pubblica Amministrazione per far crescere il proprio business e, chiunque voglia evitare rallentamenti di ogni genere, prima o poi dovrà fare i conti con la fatturazione elettronica, in tutti i sensi.
Un altro svantaggio, riscontrato da chi ha provato ad approcciarsi a questo metodo, è la segnalazione di errori. Basterebbe informarsi per scoprire che gli errori sulla fatturazione elettronica sono facilmente correggibili, anche una volta che la fattura è stata inviata. Inoltre vengono rapidamente individuati dei problemi e sempre tempestivamente possono essere risolti.
Ultimo, ma non ultimo svantaggio per molti, è il costo aggiuntivo. Infatti, dotarsi di un software per la fatturazione elettronica prevede un certo costo per il soggetto forfettario e questo spesso è motivo di rinuncia, in particolar modo se l’investimento sarà per poche fatturazione all’anno.
Come Fatturare con il Software Gratuito dell’Agenzia delle Entrate
Qualsiasi operatore, può acquisire e consultare in qualunque momento tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute, grazie a uno strumento online gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Si tratta di un portale accessibili a tutti i singoli soggetti con Partita IVA, a fronte di alcune credenziali personali per garantire l’inviolabilità dei dati che andranno ad essere generati o comunicati. Una di queste credenziali è il codice SPID, oppure l’accesso può essere effettuato tramite CNS (ossia la Carta Nazionale dei servizi), oppure ancora attraverso l’acquisizione online delle credenziali Fisconline/Entratel fornite dall’Agenzia delle Entrate.
Guida alla Compilazione della Fattura Elettronica
Il sito dell’Agenzia delle Entrate mette a disposizione una piccola guida alla compilazione della fattura elettronica. Questa procedura è attivabile attraverso un software stand-alone installabile sul proprio PC, direttamente dall’area Fatture e Corrispettivi del sito dell’Agenzia delle Entrate.
Una volta installato sul computer, per prima cosa verrà chiesto all’utente di inserire i suoi dati identificativi (nome e cognome, numero di Partita IVA…), dati che resteranno poi salvati all’interno del sistema. La seconda parte, invece, include le informazioni aggiuntive per compilare la fattura (dati del cliente, numero di fattura, natura, qualità o quantità del bene o del servizio ceduto, emissione…).
Al termine della predisposizione della fattura, dunque, verrà generato il file XML da inviare tramite Posta Elettronica Certificata, ovvero tramite il servizio di trasmissione predisposto sempre dall’Agenzia delle Entrate, nella sezione del portale Fatture e Corrispettivi.
Possiamo sintetizzare i passaggi alla predispozione di una nuova fattura elettronica così:
- identificazione della Partita IVA e la tipologia della fattura (fattura ordinaria, fattura PA, fattura semplificata);
- inserimento dei dati del cliente (inoltre, se il cliente è in possesso di un QR code i suoi dati anagrafici e l’indirizzo al quale recapitare la fattura saranno acquisiti automaticamente dal sistema, senza dover compilare manualmente i vari campi);
- inserire ulteriori informazioni relative alla fattura, sui singoli beni o servizi erogati ed eventuali sconti o maggiorazioni;
- riepilogo generale di tutti i dati e le informazioni inserite nel sistema attraverso il quadro denominati Dati riepilogo;
- creazione del file da trasmettere.
Naturalmente, per procedere alla creazione del file XML, tutti i campi necessari devono essere compilati. In ogni caso, il portale dell’Agenzia delle Entrate mette a disposizione, oltre ad una guida dettagliata della procedura, anche una scheda di istruzioni, qualora sorgessero delle problematiche.