I nuovi metodi di conservazione dei documenti esistente in uffici e più in generale in ogni luogo di lavoro, hanno portato alla necessita di una diversa organizzazione e gestione dei dati. Se da un parte, infatti, il tutto è reso più semplice dalla digitalizzazione degli strumenti e dalla conseguente eliminazione del cartaceo, dall’altra bisogna tenere in considerazione che tale materiale deve essere correttamente conservato in modo che sia di facile reperibilità, che conservi le sue caratteristiche originali, e che, soprattutto, non vada perso.
Il Responsabile della conservazione sostitutiva
Tutto questo ha portato alla necessità della realizzazione di una nuova figura professionale, ossia il Responsabile della conservazione sostitutiva, introdotto e regolamentato dal Decreto del Presidente del Consigli del 3 Dicembre 2013, il quale a sua volta ne definisce ruoli, competenze e modalità di conservazione dei documenti.
È inoltre opportuno notare che la normativa in materia ha subito negli anni numerose variazioni ed è dunque in continuo aggiornamento. Prima di ogni cosa occorre precisare che la conservazione dei documenti d’interesse aziendale può essere affidata a un impiegato interno oppure essere demandata a soggetti esterni, quindi ad aziende che a loro volta si occupano esclusivamente di conservazione dei dati e specializzate nel ruolo, le quali avranno solo la necessità di operare con delega.
Competenze e ruolo
Proprio perché la materia della conservazione dei documenti e dei dati in generale è in continua evoluzione, il Responsabile della conservazione sostitutiva deve aggiornarsi continuamente in modo tale da conoscere i nuovi metodi per la salvaguardia delle informazioni aziendali e la correttezza delle modalità scelte per la conservazione in base alla normativa vigente.
Proprio per questo è necessario che operi in stretta sinergia con chi si occupa della conservazione dei dati sensibili e chi si occupa dei sistemi informatici in azienda. Infatti il Responsabile della conservazione sostituiva, tra i compiti da svolgere, ha quello di decidere come preservare la documentazione aziendale in base al tipo di attività svolta e alle necessità di impresa.
La perdita dei dati aziendali comporterebbe dei danni enormi. Infatti il Responsabile della conservazione sostitutiva, oltre a modalità di salvaguardia dei documenti e al continuo controllo della normativa vigente in materia, deve assicurarsi del corretto funzionamento dei sistemi informatici preposti al raggiungimento dell’obiettivo. È bene tenere presente, proprio in merito alla certezza di avere sempre a disposizione un documento importante, che un modo molto utilizzato per evitare la perdita dei file, è quello de duplicazione degli stessi.
A supporto del ruolo del Responsabile, vi è il Manuale di Conservazione. Si tratta di un opuscolo redatto al fine di definire chiaramente la modalità di conservazione dei dati, le persone coinvolte a tale fine, e i servizi informatici utilizzati.
Requisiti e modalità di nomina
Anche se la normativa non prevede uno specifico titolo di studio che porti all’acquisizione del ruolo di Responsabile della conservazione sostitutiva, tutto quanto esposto fino ad ora delinea chiaramente le competenze che dovrebbe avere la figura preposta a tale ruolo. Essere sempre puntuale nelle consegne in materia, infatti, prevede conoscenze informatiche, di gestione di archivio e legali.
Proprio per questo ogni azienda dovrebbe scegliere autonomamente tenendo conto di tali requisiti, ma facendo attenzione alla propria costituzione interna. Per alcune aziende, di stampo medio o piccolo, infatti, potrebbe essere molto più semplice far gestire il tutto a un singolo impiegato che abbia competenze informatiche, che conosca bene il funzionamento degli uffici e le necessità d’impresa. In questo modo un’unica persona porterebbe ai risultati previsti, all’osservazione degli obblighi normativi in materia e all’ottimizzazione dei costi.
Aziende più grandi, con molti dipendenti e quindi con necessità diverse, potrebbero optare invece per aziende esterne che si occupino solo ed esclusivamente della conservazione di documenti digitalizzati.
In questo modo delegherebbe completamente la materia e avrebbe il duplice risultato di snellire il lavoro es essere completamente certa di ottenere il risultato previsto, tenendo in considerazione, peraltro, che la perdita di un documento è un grave danno, ma in un’azienda dalle grandi dimensioni, lo è sicuramene di più.