Dal primo gennaio del 2019 tutte le realtà aziendali e imprenditoriali hanno dovuto interfacciarsi e abituarsi a un nuovo modo di approcciarsi alla fiscalità, ovvero quello della fatturazione elettronica. Infatti, il primo giorno del 2019, tutte le attività volte alla cessione di bene e/o servizi, sono obbligate per legge a emettere solo e unicamente la fattura elettronica. Si tratta infatti di un provvedimento facente parte del Decreto Dignità, che ha il fine di snellire e semplificare tutto l’iter relativo all’emissione, alla trasmissione e alla gestione delle fatturazioni, portando la digitalizzazione anche nel settore gestionale e fiscale delle diverse imprese e dei liberi professionisti.
Però, come succedeva per l’ormai passata fatturazione cartacea, anche l’emissione di fattura elettronica prevede dei costi di gestione, che variano in base a diversi parametri. Proprio per questo motivo, di seguito andremo a fare chiarezza riguardo ai costi della fattura elettronica, quali sono i suoi costi di gestione, i costi di attivazione, compresi quelli dei programmi necessari per poterla utilizzare e, infine, i costi per la conservazione per i fatidici 10 anni.
Fattura elettronica: cos’è e a cosa serve
L’Agenzia delle Entrate, nel suo provvedimento 89757/2018 del 30 aprile 2018, dice che “la fattura elettronica è un documento informatico, in formato strutturato, tramesso per via telematica al Sistema d’Interscambio e da questo recapitato al singolo ricevente”. In parole povere la fattura digitale non è altro che una tradizionale fattura cartacea ma realizzata in formato digitale, che deve rispettare tutti i requisiti d’integrità, leggibilità e autenticità previsti dalla legge. Anche le fatture elettroniche, come succedeva per quelle cartacee, hanno un periodo di conservazione di 10 anni.
Chi è tenuto a emettere la fattura elettronica?
La fatturazione elettronica deve essere emessa in modo obbligatorio da tutte le attività e da tutti i titolari di partita IVA, i quali abbiano la residenza o la sede in Italia. Lo stesso vale per i possessori di partita IVA a regime forfettario che, invece di ordinare le fatture cartacee, possono tranquillamente adottare la fatturazione elettronica anche se non sono obbligati a farlo.
Per quanto riguarda invece i soggetti che non hanno l’obbligo di emettere fattura elettronica troviamo, appunto, i liberi professionisti e lavoratori autonomi che hanno un regime vantaggioso, coloro che usufruiscono di una partita IVA a regime forfettario e i produttori del settore agricolo che hanno una produzione limitata.
Conservazione sostitutiva: come funziona e a cosa serve
Per conservazione sostitutiva della fattura elettronica si intende una procedura informatica che ha il compito di fornire a un documento digitale il valore legale, mettendolo alla pari di un documento cartaceo. Con questo si sottolinea la necessita dei titolari di partita IVA di effettuare unna specifica procedura, prevista per legge, per dare valore legale e fiscale alle fatture che emettono. Se non viene eseguita questa procedura, le fatture stampate non avranno valore legale, e quindi l’archiviazione non avverrà nella maniera corretta.
Una fattura elettronica, per essere conservata secondo i requisiti previsti dalla legge e in modo regolare, deve avere due obbligatoriamente due requisiti, la marca temporale e la firma digitale. Solo in questo modo infatti si potrà garantire l’autenticità e la veridicità dei dati riportati sulla fattura, ovvero la data nella quale è stata creata e l’identità di chi lo ha fatto. Una volta che la fattura rispetterà questi requisiti potrà essere convalidata come conforme alla legge, e dovrà essere conservata per un periodo di 10 anni.
Modalità e programmi di conservazione
Per poter emettere fattura elettronica sono necessari diversi prerequisiti, necessari per poter cominciare a fatturare in maniera digitale. Il primo passo è sicuramente avvalersi di un programma apposito che permetta di creare le fatture elettroniche, software che solitamente sono a pagamento. In alternativa però si può usufruire del programma gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, l’SdI, che sta per Sistema d’Interscambio.
Una volta scelto il programma più adatto alle proprie esigenze si dovrà procedere alla generazione concreta delle fatture attraverso il software scelto. Una volta generata la fattura digitale, per apporvi valore legale dovremo inserire la firma digitale e la marca temporale, così da certificare la sua autenticità e la sua integrità. Una volta aver eseguito questi passaggi si dovrà porre sulla fattura un codice che ha il compito d’identificarla nell’archivio digitale, procedura che viene chiamata indicizzazione.
Una volta firmata e indicizzata la fattura elettronica può passare allo step della conservazione, ovvero inserendola in una cartella apposita insieme alle altre fatture emesse nello stesso giorno e nella stessa mensilità. A questo punto si dovrà chiudere il lotto della conservazione con la marcatura temporale e la firma digitale del responsabile, ovvero del titolare di partita IVA.
Costi della fatturazione elettronica e della conservazione
Come abbiamo detto nel paragrafo precedente, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione dei contribuenti che devono emettere fattura elettronica un programma totalmente gratuito, il SdI, in grado di generare la fatturazione elettronica. Nonostante ciò però è possibile scegliere altri programmi per emettere fattura elettronica, tutti software a pagamento e che devono necessariamente rispettare i requisiti previsti per legge.
Non è semplice stabilire quanto costa la fattura elettronica a un titolare di partita IVA, in quanto dipende da moltissimi fattori che possono variare sostanzialmente il prezzo. In linea di massima si può dire che le voci che influenzano maggiormente il prezzo per emettere la fattura elettronica sono:
- il costo di attivazione/acquisto del programma per creare fattura elettronica, per gestirla e trasmetterla
- il certificato della firma digitale
- visualizzazione e integrazione delle fatture elettroniche
- la marcatura temporale
- la conservazione sostitutiva delle fatture, della durata di 10 anni
Vediamo qualche esempio di costi di fatturazione elettronica per il 2021.
Fattura elettronica con Aruba
Fatturazione DocFly: 25 euro+IVA/anno con inclusi 1GB di spazio incluso.
Fattura elettronica con Aruba con Conservazione digitale
Fatturazione DocFly con Conservazione sostitutiva: 25 euro +IVA/anno con la conservazione sostitutiva di base, un archivio, 1 GB di spazio, 2 classi documentali e 3 utenti.
Fatturazione elettronica con Infocert
Gratuita i primi 6 mesi e poi 79 euro+IVA/anno per i primi 12 mesi, con inclusi firma, invio e conservazione fatture
Fatturazione elettronica Poste Italiane
Costo di 120 euro/anno e 10 MB, con importazione generazione della fattura, firma digitale, SdI e conservazione sostitutiva per 10 anni.
Onorario commercialista
Uno dei fattori che più incide sul costo della fatturazione elettronica è senza dubbio l’onorario di un eventuale commercialista che segue e gestisca tutte le pratiche. Un commercialista infatti può arrivare a chiedere anche 5 euro a fattura, contro gli 1/2 euro del costo autonomo.
Di seguito un esempio di tariffario di un commercialista per la fatturazione elettronica:
- Fattura elettronica autonoma: 1/2 euro
- Singola fattura elettronica da commercialista: 2/4 euro
- Pacchetto 5 fatture: 18/20 euro
- Pacchetto 10 fatture: 30/35 euro
- Pacchetto 25 fatture 40/50 euro
- Pacchetto 100 fatture 100/130 euro