Conservare i documenti e le scritture contabili risulta sicuramente conveniente per un imprenditore, contribuendo a rendere razionale ed efficiente l’organizzazione e la gestione dell’impresa. Per gli imprenditori commerciali, poi, la tenuta delle scritture contabili è elevata ad obbligo, e in quanto tale è legislativamente disciplinata.
La normativa
La norma di riferimento è l’articolo 2220 del codice civile. Il legislatore specifica che devono essere in ogni caso conservati gli originali della corrispondenza commerciale ricevuta e le copie di quella spedita, quindi lettere, fatture, telegrammi. Fra le scritture contabili, invece, è sicuramente necessario tenere il libro degli inventari e il libro giornale. Obbligatoria è anche la tenuta delle scritture contabili richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa, come il libro mastro, libro cassa e libro magazzino.
Quindi la scelta delle scritture da tenere è rimessa all’imprenditore, seppure nei limiti della prassi di un’ordinaria contabilità. Questo almeno in teoria. Nella pratica, soprattutto in sede fallimentare, si tende a chiudere un occhio, a condizione che siano state regolarmente tenute le scritture (obbligatorie) specificamente previste dalla legge (libro degli inventari, libro giornale).
I piccoli imprenditori, secondo la definizione codicistica, non sono tenuti alla conservazione dei libri contabili, dovendo perciò tenere solo i registri dell’IVA e il registro per i beni ammortizzabili.
Tempi e modalità di conservazione
Attualmente, i documenti e le scritture contabili vanno conservati per un minimo di 10 anni, termine ritenuto inderogabile. È possibile conservare le scritture contabili e gli altri documenti sia in formato cartaceo che con sistemi informatici.
Qualora si opti per la prima modalità, queste devono essere tenute nel rispetto delle norme di legge. Nello specifico, devono essere evitati spazi in bianco, abrasioni o interlinee, in modo da garantire la leggibilità del documento. Se invece si sceglie di conservarle in formato digitale, le formalità sono assolte apponendo una volta l’anno la marcatura temporale e la firma digitale dell’imprenditore al documento informatico contenente le registrazioni contabili.
Per quanto concerne le tempistiche,Il DM 17.06.2014 ha apportato importanti modifiche alla disciplina. Precedentemente si prevedevano due distinti termini di conservazione: uno per le fatture e un altro per i documenti fiscali. Oggi invece, a seguito della riforma, il termine è unico.
Il termine per la conservazione dei documenti rilevanti sul piano fiscale, come ad esempio i registri IVA, le fatture spedite o ricevute, il libro giornale, il libro mastro, il libro inventari, è di 3 mesi dalla presentazione dei redditi. Se l’anno fiscale dell’azienda coincide con l’anno solare, allora il termine finale per la conservazione è il mese di febbraio del secondo anno successivo a quello di chiusura del periodo d’imposta. Infatti, la dichiarazione dei redditi, secondo la normativa attuale, deve essere presentata entro il 30 novembre dell’anno successivo.
Quando non c’è coincidenza fra anno fiscale e anno solare, la conservazione deve avvenire entro 3 mesi successivi al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi utile.
Conservazione sostitutiva tardiva o mancata
Non c’è giurisprudenza in merito alla tardiva conservazione sostitutiva, tuttavia si consiglia comunque di rispettare i termini di legge, per non incorrere in problemi. Venendo alla mancata conservazione delle scritture contabili, possiamo distinguere fra 3 tipologie di effetti: civili, fiscali e penali.
Sul piano civile e penale, non sono previste conseguenze dirette, ma non mancano sanzioni eventuali e indirette. Di seguito andiamo a vedere quali sono.
Gli effetti sul piano probatorio e civile
Il codice civile stabilisce espressamente che i documenti e le altre scritture contabili possono essere usati come mezzo di prova, sia a favore che contro l’imprenditore. In caso d’irregolare conservazione sostitutiva, il terzo potrà continuare a usare le scritture contabili come mezzo di prova contro l’imprenditore, ma quest’ultimo non potrà avvalersi delle proprie scritture in sede processuale.
Infatti, la regolare tenuta delle scritture contabili è una delle tre condizioni necessarie affinché queste possano essere utilizzate come mezzo processuale dallo stesso imprenditore (art. 2710 del codice civile). Quindi, la conservazione sostitutiva a norma di legge è essenziale per la conservazione dell’efficacia probatoria.
Gli effetti penali
Per quanto concerne il piano penale, gli effetti della mancata conservazione sostitutiva sono ancora più rilevanti: l’imprenditore viene ad essere assoggettato alle sanzioni penali per i reati di bancarotta semplice o fraudolenta in sede fallimentare.
Le sanzioni amministrative
Secondo l’articolo 9 del D.lgs. 471/1997, chi non conserva secondo le prescrizioni documenti, scritture o altri registri è punito con una sanzione amministrativa da euro 1000 a euro 8000.
Orientarsi nella fitta normativa non è facile, e talvolta può risultare complesso capire tutte le implicazioni della mancata conservazione delle scritture. Si consiglia quindi, per evitare ogni tipo di problema, di conservare, con regolarità e secondo le prescrizioni di legge, i documenti e le scritture contabili. La corretta tenuta della contabilità non solo vi permetterà di evitare rogne legali, ma risulta utile anche per una corretta e razionale gestione dell’impresa.