È spesso capitato, a causa di incidenti, ma non solo, di perdere gran parte di documentazioni importanti la cui memoria tangibile fosse indispensabile. Proprio per questi motivi lo Stato ha emanato una legge, la quale, prevede il ricorso tassativo alla conservazione sostitutiva. Con la nuova normativa, tutti i documenti cartacei possono essere digitalizzati e anche quelli in versione digitale devono essere conservati secondo norme specifiche e rispettando alcuni criteri di validità.
Senza alcun dubbio la digitalizzazione dei documenti permette a questi ultimi di essere conservati in un modo più “green”, risparmiando sulla stampa, sulla carta, sui consumi e, perché no, anche sull’immenso spazio che enormi scatoloni polverosi si ritrovano ad occupare. Inoltre permette la semplificazione e lo svincolo dalle procedure burocratiche essenziali nell’esposizione della prova dinanzi al pubblico ufficiale, la portabilità dell’archivio e una maggiore reperibilità dei documenti. Il problema di fondo consiste nel garantire, anche all’interno del digitale, l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti stessi. Mentre con il cartaceo attraverso una firma e una data si riesce a risalire alla validità tangibile del documento, risulta assai più pericoloso fidarsi ciecamente di documenti i quali con facilità possono essere modificati o creati in un secondo tempo.
Cos’è la conservazione sostitutiva?
La conservazione sostitutiva è la procedura legale-informatica regolamentata dalla legge italiana che permette ad un documento informatico (secondo la legge: rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico) di rispondere a tutti i parametri che si sono elencati in precedenza. L’aggettivo sostitutiva, esplica proprio come tramite questo tipo di archiviazione, possano essere sostituiti i documenti cartacei con quelli digitali.
Tuttavia, nonostante quest’operazione possa essere ottimale per la conservazione a lungo termine, per alcuni “soggetti giuridici” è comunque obbligatorio conservare il documento cartaceo originale affiancato da quello digitale “bloccato” nella forma, nel contenuto e nel tempo. Tutto ciò è possibile attraverso la nuova tecnologia della firma digitale, che permette di dare paternità al documento e di renderlo immodificabile, e della marcatura temporale, che permette di datare in modo ufficiale e a scanso di equivoci il documento preso in considerazione.
Programmi open source
Dopo che si è parlato di cosa sia questa conservazione sostitutiva, è anche giusto che siano presentati dei programmi open source attraverso i quali poter mettere in pratica questa procedura.
Alfresco: progetto SineKarta
Alfresco è un DMS Open Source (Document Management System) che permette di gestire la digitalizzazione dei documenti, l’archiviazione di documenti e file in genere, l’indicizzazione automatizzata del proprio archivio, la gestione di processi di approvazione e revisione e l’integrazione di workflow personalizzati. La licenza commerciale di tale programma consente l’accesso a servizi aggiuntivi che comprendono Alfresco non solo come software ma anche in quanto supporto.
A rendere la piattaforma compatibile con le norme della conservazione sostitutiva, dell’archiviazione ottica e della fatturazione elettronica è il progetto SineKarta. Il tool si occupa di gestire l’archiviazione dei documenti aziendali trasformandoli in PDF/A per l’apposizione della firma digitale e della marcatura temporale. Rende inoltre accessibili svariate funzioni che permettono di avere un’esperienza a tutto tondo e un controllo completo e personalizzato sulla propria documentazione.
ARXivar
ARXivar propone soluzioni di conservazione sostitutiva accreditate AGID sia in house (sistemi informativi interni all’azienda) sia in outsourcing, occupandosi, per conto dell’azienda, di tutte le procedure e le fasi del processo di conservazione elettronica a norma.
Per quanto riguarda la funzione in house, la piattaforma si occupa di semplificare la gestione e il monitoraggio del processo. Quest’ultimo, tuttavia, può riguardare solo documenti del ciclo attivo come documenti aziendali di rilevanza legale e fiscale, per una gestione documentale full digital. Inoltre la piattaforma offre anche una predisposizione manuale conservazione, un supporto alle decisioni organizzative e un corso di formazione per gli utenti e i responsabili del sistema di conservazione oltre a verificare essa stessa il corretto svolgimento delle procedure di conservazione all’interno dell’azienda.
Per la funzione Outsourcing viene utilizzato il software AbleTech per la conservazione e i documenti sono inviati al servizio web tramite integrazione con ERP (ARXivar), può essere apposta una firma remota automatica sui documenti per conto del cliente e in ogni momento, tramite web, i documenti possono essere interamente reperibili.
ABCoS
La Cirem Consulting ha sviluppato un software che permette la conservazione sostitutiva dei documenti la cui prerogativa è la semplicità d’uso e, allo stesso tempo, la massima affidabilità. Il tutto è realizzato con tecnologia open source e sono rese disponibili tutte le funzioni necessarie alla selezione e alla firma dei documenti, con l’emanazione delle relative impronte, temporali e non, da trasmettere all’Agenzia delle Entrate.
Il software si serve di due applicazioni: l’archiviatore, che si occupa di importazione, gestione ed esportazione, e il lettore, che si occupa della visualizzazione dei dati.