Gli scambi commerciali e giuridici tra professionisti, aziende e privati, ha imposto un sistema idoneo per quanto riguarda l’autenticità e la veridicità della comunicazione. È in questo contesto che è nata la Posta Elettronica Certificata (PEC), istituto regolamentato dal D.P.R. 68/2005. Si tratta di un sistema di posta certificata che ha lo stesso valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno, e che dunque fa piena prova per la ricezione in sede processuale.
PEC: che cos’è e come funziona
L’acronimo PEC sta per “Posta Elettronica Certificata” e indica un particolare sistema di messaggistica online, molto simile alla posta elettronica classica, che però a differenza di quest’ultima è assimilata alla raccomandata con ricevuta di ritorno. Ad ogni invio, infatti, il sistema con cui il privato ha sottoscritto la PEC rilascia una ricevuta di avvenuta spedizione, con orario esatto, o in caso di insuccesso segnalerà il motivo per cui il messaggio non è partito: questi avvisi hanno valore legale in sede processuale, servono cioè per provare che il messaggio è arrivato al destinatario con conseguente conoscenza in capo allo stesso.
Altra peculiarità della Posta Elettronica Certificata è la garanzia circa il contenuto del messaggio, che non può dunque contenere virus o spam. A ciò si aggiunge un ulteriore vantaggio, anche questo fondamentale per i professionisti: i messaggi di avvenuta ricezione o insuccesso del messaggio vengono salvati, in automatico, per trenta giorni. Ciò è molto utile laddove l’originale messaggio dovesse andare perso ma il mittente (o il destinatario) avesse bisogno di provarlo.
Obbligo e sanzioni in caso di inadempimento
Proprio in virtù degli effetti di certezza giuridica che la PEC conferisce, vi sono alcune categorie professionali e privati che sono tenuti ad averla. Tali obblighi sono disciplinati dalla legge 179/2012 e dalla legge 2/2009 e includono le società, le partite IVA non a regime forfettario, le ditte individuali e gli artigiani, i professionisti iscritti all’albo di riferimento (ad esempio gli avvocati) e le Pubbliche Amministrazioni.
In particolare, l’obbligo di posta elettronica certificata per i professionisti iscritti ad alcuni albi esiste dal 2009 ed è stato introdotto con la legge sopra citata; le società già esistenti invece sottostano all’obbligo di PEC dal 2011 mentre l’obbligo si attiva dal momento dell’scrizione al registro delle imprese per quanto riguarda le società appena nate. Il d.l. 76/2020, noto come Decreto Semplificazioni, ha inoltre aggiunto ulteriori regole per quanto riguarda le società, coniando il nuovo termine di “domicilio digitale” che include anche l’obbigo di PEC.
Non sono invece obbligati ad aver l’indirizzo di posta elettronica certificata le partite IVA a regime forfettario, i lavoratori autonomi e i prestatori d’opera occasionale; è pur vero che, nella prassi, la maggior parte di queste categorie professionali preferisce comunque adottare un indirizzo PEC, per la maggiore sicurezza e trasparenza nelle comunicazioni. Allo stesso modo, non sono obbligati i privati cittadini che non rientrano in nessuna delle categorie sopracitate, anche se un indirizzo PEC è comunque consigliato ad esempio in relazione ai concorsi pubblici: molte Pubbliche Amministrazioni, infatti, richiedono una PEC ai candidati ai fini delle comunicazioni ufficiali circa la procedura concorsuale.
Chi viola l’obbligo di avere una PEC va incontro a una sanzione pecuniaria che oscilal tra i 206 e i 2064 euro per quanto riguarda le società, e tra i 30 e i 1548 euro per quanto riguarda le imprese individuali. La mancata comunicazione della PEC ha inoltre un effetto sospensivo sulla domanda di iscrizione del registro delle imprese, sospensione che è di tre mesi per le società e di 45 giorni per le imprese individuali; nelle more, il soggetto giuridico è onerato dell’adempimento dell’obbligo di comunicazione.
Conservazione digitale della PEC
Per quanto riguarda in particolare l’obbligo di conservazione della comunicazione per posta elettronica certificata, occorre sottolineare che tale onere è disciplinato non solo dalle leggi speciali ma anche dal codice civile: l’art 2214 c.c. e l’art 2220 c.c. regolano infatti un obbligo di tenuta delle scritture contabili e delle comunicazioni rispettivamente in capo all’imprenditore individuale e alla società.
Proprio in virtù di tale obbligo alcune aziende offrono un servizio di assistenza valido dodici mesi, che consiste nel monitoraggio e controllo costante dell’indirizzo di Posta Elettronica Certificata per la verifica del rispetto degli obblighi di legge. Tali servizi non necessitano di partecipazione attiva da parte del proprietario della PEC, che potrà dunque delegare il controllo della regolare tenuta della stessa a dei professionisti.
Spesso sono le stesse società con cui si può attivare il proprio indirizzo PEC a offrire, a prezzi vantaggiosi, anche questo servizio di ordino e monitoraggio; tale servizioè sicuramente molto utile soprattuttto per le grandi società e gli imprenditori con un certo volume di affari, situazioni cioè dove lo scambio mail è più fitto e diventa complicato seguire ogni pratica per conto proprio.