Se lavori in un’impresa o comunque hai un’esperienza lavorativa, saprai sicuramente dell’importanza che la figura del responsabile della conservazione ricopre. Compito di questa professionista è redigere il manuale della conservazione sostitutiva, documento che descrive nel dettaglio l’intero processo aziendale. Ecco in seguito una spiegazione del manuale della conservazione sostitutiva, destinata a specificare cos’è, come funziona, a cosa serve e cosa contiene al suo interno.
Manuale della conservazione sostitutiva: cos’è?
Questo documento di tipo informatico rappresenta un obbligo per ogni azienda sita su territorio italiano. Tramite la conservazione sostitutiva, le aziende garantiscono una validità legale di un documento informatico inteso come rappresentazione di atti o di fatti dati su supporto cartaceo.
Il processo vede la partecipazione di tre soggetti: il produttore, l’utente e il responsabile della conservazione. Questi tre, dovranno evidenziare lo scopo del documento, i settori interessati, le principali definizioni di carattere tecnico, oltre che indicare i dati della società e della persona idonea a rivestire il ruolo di responsabile della conservazione. Inoltre, dovranno specificare se quest’ultima viene effettuata internamente o mediante l’utilizzo di una società esterna.
Processi di formazione del manuale
La memorizzazione dei documenti è il passaggio da cui bisogna partire quando si deve attuare una strategia di conservazione sostitutiva. Questo processo consiste nel salvare documenti, prima in formato cartaceo, su un supporto elettronico, assegnandogli un’impronta digitale.
La sostituzione deve, come specificato dalla legge, rispettare tre importanti requisiti. Il primo consiste nell’essere leggibile nel tempo, il secondo vuole che ogni documento sia ordinato cronologicamente per ciascun periodo d’imposta e l’ultimo obbliga i documenti a essere ricercabili ed estraibili singolarmente.
La parte più corposa della memorizzazione è quella che vede l’illustrazione dei flussi documentali e le procedure di gestione dei pacchetti informativi. Questi ultimi (pacchetto di versamento, pacchetto di archiviazione, pacchetto di distribuzione) sono scatole virtuali che permettono la conservazione di oggetti o documenti informatici. I pacchetti informativi vengono consegnati dal produttore al responsabile della conservazione sostitutiva, che in seguito dovrà verificare che tutti i requisiti richiesti vengano soddisfatti e genererà il rapporto di versamento, una documentazione informatica che certifica la presa in carico dei pacchetti di versamento da parte dello stesso.
In seguito, il processo di archiviazione entra effettivamente nel vivo con la produzione del pacchetto di archiviazione prima e con l’apposizione della firma digitale e della marca da bollo sui documenti poi. La parte relativa ai pacchetti informativi si conclude con la generazione del pacchetto di distribuzione, firmato dal responsabile della conservazione.
L’ultimo passaggio riguarda le verifiche periodiche. Questa parte specifica quali sono i protocolli di gestione degli eventi catastrofici, della gestione della privacy e della manutenzione dei sistemi di gestione documentale. Il responsabile della conservazione sostitutiva dovrà indicare dettagliatamente le procedure di sicurezza del riferimento temporale e l’indicazione del formato e della struttura informatica. Infine, come ultima cosa, dovranno essere descritti i procedimenti per assicurare la sicurezza dei dati relativi ai processi di back-up.
Riassumendo:
- sistema di conservazione
- procedure di monitoraggio
- procedure per la duplicazione di documenti
Nella documentazione andranno anche poi illustrati, come indicato dalla legge, i seguenti argomenti:
- tempi entro quale scartare le differenti tipologie di documenti
- presenza di un pubblico ufficiale, specificando in quali casi un suo intervento può essere richiesto
- normative in vigore nel sito di conservazione della documentazione
A chi affidare il processo di conservazione
Come farse avrai ben capito, il processo che consente lo sviluppo di un manuale della conservazione sostitutiva è una procedura non semplice e che va eseguita secondo regole e requisiti ben precisi. È quindi di vitale importanza affidarsi, nella redazione di queste documentazioni, a un responsabile della conservazione sostitutiva professionale e competente, interno all’azienda o esterno.
Solitamente, prima di essere nominato a una carica del genere, il responsabile della conservazione sostitutiva deve partecipare a un corso che gli permetta di sviluppare le conoscenze adatte per svolgere al meglio il ruolo. Dovranno partecipare al corso anche tutti gli altri partecipanti alla gestione del processo di digitalizzazione, come il responsabile della privacy, il responsabile della sicurezza informatica, il responsabile dei sistemi informativi e quello della gestione documentale.
Attualmente è possibile trovare navigando sul web moltissime aziende che offrono tra i propri servizi quello di effettuare questo delicato procedimento, risparmiando alle aziende una grande quantità di lavoro e ottimizzando i tempi lavorativi.