Infocert è una azienda operante nel settore dei servizi per la digitalizzazione delle transazioni che offre numerose soluzioni in tema di identità digitale e firma. Attualmente si configura anche come gestore accreditato per la posta elettronica certificata, iscritto presso l’albo pubblico dei Gestori PEC. Il prodotto Infocert dedicato alla gestione della Posta Elettronica Certificata è denominato Legalmail. Vediamo come funziona, i costi e i vantaggi.
Il Servizio PEC di Legalmail: Vantaggi, Limiti e Funzionalità
Legalmail è un servizio di posta certificata dalle molteplici funzionalità, che offre ai suoi utenti numerosi vantaggi sotto il profilo operativo e sotto l’aspetto sicurezza. I clienti che optano per Legalmail, hanno l’opportunità di attivare numerose opzioni per una gestione semplice, fluida e pratica della propria casella PEC.
Notifiche SMS
I fruitori di Legalmail potranno ad esempio attivare le Notifiche SMS, una funzione che quotidianamente ed in fascia oraria prestabilita, effettua una verifica dei messaggi PEC presenti in casella notificandone la ricezione via SMS. Il cliente potrà essere costantemente aggiornato circa la presenza di e-mail PEC attraverso la ricezione del messaggio che verrà recapitato direttamente al numero di cellulare fornito in fase di attivazione. L’opzione notifiche SMS è limitata all’invio di massimo 1 messaggio giornaliero per un totale di 365 messaggi annui. Il sistema di notifica non si attiva per i messaggi di posta non certificata.
Invio Massivo
Altra utile funzionalità offerta, è quella relativa all’invio massivo di messaggi che consente la distribuzione, attraverso la preventiva creazione di apposita lista distribuzione, di e-mail PEC aventi valore legale, ad un numero elevato di destinatari in contemporanea. La funzione di invio massivo può essere attivata in modo predefinito, con cadenza pianificata ed automatica e può recapitare messaggi PEC personalizzati ed anche differenziati per destinatario nel campo oggetto e nel testo/corpo dell’e-mail.
Dominio
La casella PEC Legalmail può, su richiesta, essere attivata anche su dominio differente da quello predefinito dall’offerta standard. Sarà infatti possibile scegliere fra l’opzione “Dominio personalizzato Interno” che si basa sempre su domini forniti da Infocert, oppure la formula del “Dominio personalizzato esterno” ovvero il dominio proprio del cliente. L’opportunità di utilizzo di domini propri aumenta notevolmente la visibilità e la percezione di professionalità, rendendo il cliente facilmente individuabile e riconoscibile.
App e Consultazione
In entrambi i casi (utilizzo di dominio interno o esterno) sarà sempre possibile acquistare un numero elevato di caselle PEC. Le caselle PEC Legalmail sono consultabili online utilizzando la webmail o possono, in alternativa, essere configurate sul proprio client di posta. Inoltre è a disposizione degli utenti anche l’App Legalmail, che consente la gestione dei messaggi PEC da qualsiasi luogo e atttraverso qualsiasi dispositivo. Le caselle PEC Legalmail sono, inoltre, multiutente pertanto consultabili da numerosi utilizzatori diversi tutti dotati di credenziali di accesso differenziate fra loro.
Sicurezza
Infocert ha dedicato particolare attenzione e cura allo sviluppo e gestione degli aspetti relativi alla sicurezza. Attivando una casella Legalmail si potrà usufruire dell’opzione Strong Autentication, una misura di sicurezza strutturata sull’utilizzo di una duplice password: la prima individuata dal cliente in fase di attivazione e la seconda generata ed inviata dal sistema MyInfocert sotto forma di codice OTP. Strong Authentication è attivabile gratuitamente su tutte le caselle PEC Legalmail attraverso il pannello Impostazioni.
In aggiunta, tutte le caselle PEC Legalmail sono dotate di Legalmail Security Premium, un servizio di sicurezza che attua accurate verifiche sui messaggi in entrata attraverso i moduli Sandbox attivo per la verifica di sicurezza degli allegati, Malware Detection per la verifica di Url e Link contenuti nel corpo del messaggio e Webmail Protection per il blocco dei collegamenti ipertestuali reputati a rischio. Attraverso queste modalità, Legalmail garantisce elevati standard di sicurezza ai suoi utenti.
Conservazione
Infocert offre inoltre in associazione a Legalmail, il Servizio di Conservazione, ovvero un servizio aggiuntivo, attivabile su richiesta, che consente la duplicazione dei messaggio con invio automatico di una copia nel sistema di conservazione ove rimarranno sempre salvati e disponibili per la consultazione. In caso di attivazione del Servizio di Conservazione, Infocert assume il ruolo di “Responsabile del Servizio di Conservazione” provvedendo direttamente alla predisposizione di idonee misure di sicurezza, al fine di garantire il corretto funzionamento del servizio e l’integrità dei messaggi conservati assicurandone la futura leggibilità.
Archiviazione
Il sistema di archiviazione Legalmail si basa sulla presenza di un Archivio di Sicurezza, nel quale verrà effettuato il salvataggio automatico e sicuro dei messaggi, degli allegati e delle ricevute di consegna. L’utente potrà eseguire la ricerca dei messaggi archiviati utilizzando numerosi parametri di ricerca ed al raggiungimento della soglia massima di messaggi archiviati il sistema provvederà ad informare l’utilizzatore affinché egli possa optare per la rimozione dei messaggi (o parte di essi) o in alternativa, effettuare l’acquisto di ulteriore spazio di archiviazione.
Manuali Operativi e Corsi
Per il corretto utilizzo di Legalmail vengono messi a disposizione dei Clienti vari manuali operativi:
- il manuale operativo generico che è parte integrante delle condizioni contrattuali del servizio PEC Legalmail e che ne descrive le principali caratteristiche
- il Manuale utente Webmail
- il manuale utente dell’App Legalmail, versione Android e versione per iOS
- l’allegato tecnico per gli utilizzatori di webmail
Infine è disponibile, per chi ne volesse usufruire, anche il corso E-Learning in grado di fornire all’utente nozioni generiche sulla Posta Elettronica Certificata e nozioni specifiche sull’utilizzo ottimale della propria casella Legalmail PEC.
PEC Legalmail Gratis: Come Attivarla
Per ottenere una casella Legalmail in prova gratuita per sei mesi, sarà necessario sottoscrivere il piano abbonamento Silver, che darà diritto alle seguenti funzionalità:
- Casella da 8 Gb suddivisa in 2 Gb di Spazio Inbox e 6 Gb di archivio di sicurezza
- opzione Invii Massivi
- opzione Fatture B2B che consente di i identificare e visualizzare le fatture elettroniche ricevute via PEC
- gestione ordini NSO.
Al termine della prova gratuita sarà possibile proseguire in abbonamento al costo di euro 39,00 all’anno Iva esclusa.
Piani Tariffari
Gli altri piani tariffari disponibili sono:
- Legalmail Bronze da 25,00€ all’anno Iva esclusa, il servizio offre uno spazio da 5 Gb di dimensione di cui: 2 Gb di Spazio Inbox e 3 Gb di archivio di sicurezza, più l’opzione Invii Massivi. Per questo piano tariffario non è prevista attivazione delle opzioni Fatture B2B e Gestione Ordino NSO.
- Legalmail Gold da eur 75,00€ all’anno Iva esclusa che offre 15 Gb di dimensione per la casella, di cui: 2 Gb di Spazio Inbox e 13 Gb di archivio di sicurezza, opzione Invii Massivi, opzione Fatture B2B , opzione Gestione ordini NSO.
Come Aprire una Casella PEC Legalmail
I passaggi necessari all’apertura di una casella PEC Legalmail sono semplici ed intuitivi e risultano abbreviati se si è in possesso di una firma digitale. Sarà infatti sufficiente scegliere il piano più adatto alle proprie esigenze fra quelli disponibili: Bronze, Silver e Gold. Una volta individuato il piano di abbonamento, sarà necessario scegliere il nome da assegnare alla propria casella PEC e procedere all’acquisto, che potrà essere effettuato previa iscrizione e creazione di un account Infocert.
Successivamente sarà necessario compilare la richiesta di attivazione, inserendo tutti i dati del titolare della Casella PEC, per poi procedere alla firma digitale della documentazione. La casella PEC sarà quindi subito attiva e si potrà effettuare il primo accesso via webmail per operare il cambio password e l’attivazione della propria password definitiva. In assenza di possesso di firma digitale, la documentazione potrà essere stampata, firmata e rinviata ma occorre considerare che, in tal caso, il procedimento di attivazione richiederà un tempo minimo di 48 ore per le dovute verifiche documentali.