La posta elettronica certificata è uno strumento predisposto dallo stato italiano al fine di consentire alle pubbliche amministrazioni, alle imprese e ai professionisti di scambiare email aventi il medesimo valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. È stata istituita nel 2005 e dal 2013 l’apertura di una casella di posta elettronica certificata è obbligatoria per le imprese comprese le ditte individuali e per i liberi professionisti iscritti ad un ordine o ad un collegio.
A fornire il servizio sono solo provider accreditati presso l’AGID, ossia l’organo pubblico preposto alla vigilanza dei servizi digitali. Il meccanismo di funzionamento è molto semplice: l’email inviata viene presa in carico dal gestore del mittente, che effettua i controlli di conformità tecnica e la trasmette al gestore del destinatario, il quale verifica nuovamente l’idoneità del contenuto e la recapita al destinatario. Al mittente a questo punto perverranno due ricevute, la prima da parte del suo gestore che certifica l’avvenuta o mancata trasmissione del messaggio, la seconda da parte del gestore del destinatario che avrà valore legale di avvenuta consegna.
Come Scegliere il Miglior Servizio PEC
Innanzitutto occorre precisare che non è attualmente presente sul mercato un servizio di posta elettronica certificata completamente gratuito, per cui bisogna sottoscrivere un abbonamento, sebbene alcuni gestori offrano i primi mesi in omaggio. Decorso il periodo di tempo gratuito, se non si intende usufruire del servizio si dovrà disdire l’abbonamento, viceversa verrà richiesto il pagamento mensilmente o annualmente dal gestore scelto.
La selezione di provider disponibili è piuttosto ampia, esistono molteplici fasce di prezzo e individuare i migliori servizi PEC a basso costo potrebbe non essere cosí immediato. Molti gestori diversificano gli abbonamenti e prevedono tariffe sia standard che premium, che possono adattarsi alle esigenze di più tipologie di clienti. Non esiste in via assoluta e definitiva un servizio pec che possa definirsi il migliore, esiste più che altro quello maggiormente idoneo a soddisfare le nostre personali esigenze.
Ad orientare la nostra scelta dovrà essere in primis il tipo di utilizzo che intendiamo fare della nostra casella, dunque la domanda da porci è se necessitiamo di un servizio professionale o meno. Generalmente gli abbonamenti premium si inquadrano in range di prezzo più elevati perché contemplano spazi di archiviazione ampi, un peso dei messaggi supportato maggiore, possibilità di inviare e-mail ad un elevato numero di destinatari contemporaneamente, invii giornalieri illimitati e un sistema di notifiche via sms.
Tra i fattori da tenere in considerazione vi è sicuramente la modalità di accesso, molti gestori permettono il login sia tramite app da dispositivo mobile che da webmail o da client email di terze parti. È essenziale inoltre che l’interfaccia web sia abbastanza lineare e di facile consultazione.
Da non trascurare è anche il livello di assistenza fornito da ciascun provider tramite il proprio servizio clienti. Le caselle di posta elettronica certificata generalmente includono anche la possibilità di ricevere ed inviare email non certificate e di attivare la PEC su dominio.
Un altro elemento a cui badare è il livello di sicurezza garantito dal provider, con antivirus e antispam multipli, controllo delle vulnerabilità, blocco degli allegati non sicuri, uso di protocolli sicuri per le comunicazioni e rispetto di tutte le norme del GDPR per il trattamento dei dati personali. Tra gli ulteriori servizi erogati da alcuni gestori vi è anche la facoltà di ricevere e visualizzare fatture elettroniche.
Come Aprire una Casella di Posta Elettronica Certificata
Una volta che avremo scelto il provider fornitore del servizio occorrerà collegarsi al sito ufficiale e acquistare il piano tariffario che più si addice alle nostre esigenze. Chiaramente aver registrato il nome della propria casella ed aver provveduto al suo acquisto non sarà sufficiente, in quanto quest’ultima non si attiva automaticamente.
Non trattandosi di una casella di posta elettronica tradizionale si renderanno necessari una serie di adempimenti volti a verificare l’identità del fruitore del servizio. In particolare sarà necessario comunicare una serie di dati personali ed inviare la documentazione firmata. Generalmente vengono richieste una copia della carta d’identità e una del codice fiscale, inoltre bisognerà compilare un modulo per la richiesta variabile a seconda del gestore al quale vi rivolgete. La documentazione vi viene fornita all’atto della richiesta presso il vostro fornitore, comprende solitamente le condizioni di fornitura dei servizi certificati a cura del gestore PEC che fornisce la certificazione, una domanda di attivazione che riassuma ciò che avete richiesto, e in caso di azienda, anche una dichiarazione sostitutiva di certificazione che identifica come responsabile legale della PEC il rappresentante legale dell’azienda.
Se decidete di attivare caselle PEC su un nuovo dominio, che il vostro fornitore andrà a registrare presso il NIC, dovrete anche inviare LAR per la registrazione di tale dominio. I documenti devono obbligatoriamente essere firmati, l’acquirente ha due scelte, può stampare i documenti, firmarli ed inviarli tramite e-mail o fax oppure procedere online con la firma digitale. La soluzione tramite firma digitale consente l’attivazione istantanea della casella, viceversa l’invio tramite fax o e-mail rende necessario un certo tempo di attesa, volto ad effettuare gli opportuni controlli sulla validità e correttezza della documentazione richiesta.
Tutti i Vantaggi della PEC
Si può dire che la posta elettronica certificata presenti una serie di considerevoli vantaggi rispetto alla posta raccomandata o al fax, primariamente perché ha dei costi inferiori e permette un notevole risparmio di tempo. Il costo infatti è fisso ed in genere annuale, pertanto non cambia in base all’utilizzo.
Inoltre grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, la PEC è in grado di garantire la non alterabilità del contenuto, rendendo di fatto impossibile alcun tipo di modifica al messaggio e agli eventuali allegati.
Indubbiamente tra gli svantaggi vi è il fatto che, a differenza di altre tecniche di firma elettronica qualificata o marca temporale e di tracciamento della consegna, non è riconosciuta come standard internazionale (solo Hong Kong e la Svizzera si servono di questo sistema di posta certificata). In ogni caso dal 2018 sono in corso attività governative per rendere la PEC conforme allo standard UE.