A seguito di legge di Bilancio 2018, quindi a far data dal gennaio 2019, vige l’obbligo di fatturazione elettronica. Tale obbligo è esteso anche nei confronti di soggetti privati come ad esempio clienti e consumatori, destinatari della cessione di beni o di servizi da parte di un operatore. La fattura andrà quindi sempre emessa, indipendentemente dal fatto che essi siano o meno dotati di partita IVA.
Per una corretta emissione, gestione e distribuzione della fattura elettronica, è fondamentale che il fornitore di beni e servizi sia informato circa la situazione del soggetto destinatario della fattura. Sarà quindi necessario collocarlo in una determinata categoria distinguendo se si tratti di un privato, di un professionista o di un soggetto esercente attività di impresa. Tale distinzione è fondamentale perché influisce sulla differenziazione dei dati da riportare in fattura.
Le regole generiche per l’emissione di una fattura elettronica, sono per grandi linee comuni, ma occorre tenere sotto controllo dati e diciture specifiche da inserire nel corso della preparazione della fattura elettronica ed in particolar modo in relazione alla valorizzazione di alcuni specifici campi. In caso di emissione di fattura elettronica nei confronti di un soggetto privato vanno considerati tre fattori: il possesso di codice destinatario, il possesso di Partita Iva ed il possesso di un indirizzo e-mail Pec.
Fatturazione Verso Soggetto Privato
Tutte le fatture verso persona fisica, sia cartacee che elettroniche, richiedono l’inserimento di una serie di dati obbligatori e nello specifico ogni fattura deve recare:
- intestazione completa del destinatario,
- data di emissione,
- numero del documento,
- descrizione del tipo di documento (nel caso specifico fattura),
- descrizione del bene o servizio/prestazione ,
- Importo e quantità.
Nella fattura elettronica, inoltre, andranno obbligatoriamente valorizzati i campi relativi a:
- codice destinatario, da inserire obbligatoriamente se presente. Nel caso del soggetto privato, che potrebbe essere privo di codice destinatario, potrà essere utilizzato il codice convenzionale, sette volte zero (0000000);
- Campo IdFiscale IVA, ove inserire il numero di Partita Iva. In caso di fatturazione verso soggetto privato sarà sufficiente esporre il Codice Fiscale del destinatario.
Infine, andrà valorizzato anche il campo relativo alla Pec Destinatario. Sarà pertanto possibile includere l’indirizzo email PEC, nello spazio dedicato all’interno della e-fattura, ovviamente qualora il soggetto interessato sia anche possessore di PEC. In caso contrario, per i privati sprovvisti di indirizzo PEC, sarà sufficiente omettere l’immissione del dato in quanto copia della fattura verrà comunque veicolata dal sistema interscambio verso il sito della Agenzia delle Entrate, per poi rimanere a disposizione del destinatario nella sua area personale.
Resta comunque inteso che il soggetto emittente della fattura elettronica, ha l’obbligo di informazione verso il destinatario in merito all’avvenuta emissione della fattura e riguardo alla disponibilità del documento in apposita area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Il soggetto emittente della fattura, ha l’obbligo di consegna della fattura emessa in copia digitale o cartacea, qualora non sia possibile l’invio a mezzo PEC.
Qualora invece il destinatario sia dotato di indirizzo PEC, riportando lo stesso nel campo dedicato il sistema SdI provvederà al recapito della fattura direttamente verso l’indirizzo indicato. Anche in questo caso, copia della fattura rimarrà comunque a disposizione del destinatario all’interno della sua area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate, dove potrà essere recuperata in caso di mancato recapito dovuto a malfunzionamento non dovuto a Sdi (ad esempio PEC non attiva o senza capienza).
Fatturazione Verso Soggetto Privato in Possesso di Codice Destinatario
Nel remoto ma non impossibile caso in cui il privato sia dotato anche di codice destinatario, esso dovrà essere inserito nel campo dedicato e la fattura andrà completata inserendo il Codice Fiscale in sostituzione del IdFiscaleIVA. In questo specifico caso la compilazione del campo relativo alla PEC del destinatario sarà facoltativo e potrà essere omessa, considerando che in presenza di codice destinatario Sdi effettua il recapito all’indirizzo ad esso corrispondente.
Qualora i codice destinatario riportato in fattura dovesse risultare inesistente il sistema provvederà a generare una notifica di scarto nei confronti del soggetto emittente della fattura. Anche per i possessori di codice destinatario, copia della fattura elettronica rimane sempre disponibile in area riservata sul sito di Agenzia delle Entrate.
Fatturazione Verso Soggetto Privato Non Residente nel Territorio Italiano
Se l’emissione della fattura è effettuata nei confronti di un soggetto privato non residente nel territorio Italiano sarà fondamentale prestare attenzione al codice destinatario. Nella fattispecie andrà inserito un codice composto da sette volte X (XXXXXXX) e sarà necessario specificare il codice fiscale, se noto ed esistente, lasciando invece vuoto il campo IVA. Nel caso di destinatario privato residente all’estero, il sistema di interscambio non sarà in grado di recapitare la fattura attraverso codice destinatario pertanto è onere esclusivo del soggetto emittente recapitare la fattura al destinatario in formato cartaceo o digitale.
Fatturazione Cartacea: Obblighi ed Esenzioni
La copia cartacea, o copia di cortesia, della fattura elettronica non costituisce documento avente validità fiscale. Nel caso in cui questa copia venga consegnata contemporaneamente alla cessione del bene o del servizio, essa assume valenza giuridica e fiscale. La copia cartacea della fattura non ha comunque validità fiscale qualora venga consegnata a soggetti passivi di IVA e dovrebbe sempre recare la dicitura “Stampa priva di valenza giuridico-fiscale ai sensi dell’articolo 21 D.P.R. n. 633/1972”.
L’obbligo di fatturazione elettronica non sussiste, solo nei confronti di quegli operatori che rientrano nel cosiddetto regime “di vantaggio” applicabile per imprese e lavoratori autonomi. Per questa categoria di soggetti la fatturazione potrà essere emessa anche in sola forma cartacea con apposizione di marca da bollo da euro 2,00, per tutte le fatture con importo superiore agli euro 77,47.
Tutte le fatture, e non solo quelle elettroniche, devono essere emesse entro 12 giorni dal momento di effettuazione dell’operazione, resta invece invariata la regolamentazione relativa all’emissione di fatture differite, che vanno emesse entro il giorno 15 del mese successivo, e che devono riportare gli estremi del ddt o analogo documento contenente il dettaglio delle operazioni di riferimento.