Da qualche anno l’obbligo di emettere fatture elettroniche interessa quasi tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi che hanno luogo tra soggetti residenti o che sono stabiliti/identificati in Italia. L’Agenzia delle Entrate, per semplificare la loro emissione e le operazioni ad esse connesse, ha assicurato ai soggetti obbligati la possibilità di utilizzare in modo gratuito il software SDI, ossia il Sistema di Interscambio. Questo sistema, tuttavia, risulta piuttosto basico e pone il rischio di errori nella predisposizione dei documenti e di conseguenti sanzioni in quanto presuppone che l’utilizzatore possieda determinate conoscenze soprattutto in ambito fiscale. Sempre più spesso, quindi, le imprese fanno affidamento ad ulteriori strumenti che le coadiuvino nell’espletamento di questo obbligo. Vediamo nel dettaglio quanto costano.
Le Voci di Costo che Influenzano le Tariffe
Il costo complessivo per la predisposizione delle fatture elettroniche è composto da diverse voci. In particolare, vi rientrano:
- il costo di attivazione del servizio di fatturazione, se si intende sfruttare un sistema a pagamento invece che quello gratuito fornito dall’Agenzia delle Entrate;
- in alternativa o in aggiunta, la parcella da pagare al commercialista o ad altro intermediario i cui servizi sono stati usati dall’impresa per farsi aiutare;
- la quantità delle fatture emesse, stante il fatto che il costo viene generalmente fissato per singola fattura o per gruppi delle stesse;
- il certificato della firma digitale, necessaria per comprovare l’autenticità della fattura;
- l’apposizione della marcatura temporale sul documento;
- la possibilità di integrazione e di visualizzazione delle fatture;
- il costo per la trasmissione delle fatture elettroniche;
- i costi per la conservazione delle fatture elettroniche, che per legge devono essere mantenute per 10 anni.
Tariffe delle Fatture dal Commercialista
Nel caso in cui un’azienda voglia farsi coadiuvare da un commercialista nella redazione delle fatture elettroniche, deve tenere in debita considerazione che il costo complessivo sarà certamente maggiore rispetto a quello derivante dall’utilizzo di un software ad hoc. Non è possibile individuare un valore preciso di questa voce di costo. Si può tuttavia considerare che, mentre la redazione autonoma di una fattura elettronica comporta una spesa di circa 1 o 2 euro, con l’intervento di un commercialista questo valore può salire anche fino a 5 euro.
Questo comporta che, mensilmente, l’attività del commercialista per la singola impresa potrebbe anche superare ampiamente il migliaio di euro. Tali considerazioni devono tuttavia tenere in conto anche del flusso di fatture necessario per la singola impresa: per attività piccole o medie, infatti, il costo potrebbe essere contenuto anche a qualche centinaio di euro al mese.
Se da una parte il prezzo certamente aumenta, dall’altra l’impresa ottiene in questo modo una maggiore certezza circa la correttezza nella predisposizione dei documenti, riducendo quindi il rischio di incorrere in sanzioni da parte dell’Agenzia delle Entrate.
Intermediario: il Costo della Fatturazione Elettronica Tramite Professionista
Le imprese possono anche decidere di affidarsi a una figura diversa dal commercialista. Sul mercato, infatti, sono presenti intermediari ai quali può essere affidata la gestione finanziaria e contabile dell’attività, i quali si occuperanno anche della predisposizione delle fattore e del loro invio. Come nel caso dei commercialisti, tuttavia, anche in questo caso il costo complessivo delle attività di fatturazione è destinato a lievitare, sempre principalmente in base al flusso di fatturazione della singola impresa.
I Costi dei Software per la Fatturazione Elettronica
Oltre al software messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, sul mercato sono presenti altri programmi, di diversi tipi, che offrono servizi a seconda delle varie esigenze dell’impresa. Generalmente, in ogni caso, si tratta di strumenti abbastanza semplici da utilizzare, che facilitano in modo considerevole l’emissione e la gestione delle fatture elettroniche da parte degli stessi dipendenti dell’impresa, consentendo di non doversi necessariamente affidare a un commercialista o ad altro intermediario.
Spesso, poi, questi software sono corredati da una serie di servizi aggiuntivi, che permettono ad esempio di tenere la contabilità o di tenere traccia di scadenze e pagamenti. Vediamo quindi alcuni dei software più conosciuti ed utilizzati in Italia ed i relativi costi.
- SDI fornito dall’Agenzia delle Entrate: gratuito;
- Cloud Finance: gratuito;
- Aruba: disponibile a 25 euro + IVA all’anno;
- Libero SiFattura: col piano Lite offre funzionalità di base a un costo di 29 euro + IVA all’anno; col piano Pro aggiunge servizi ulteriori e più professionali a 49 euro + IVA all’anno. Per i soggetti che rientrano nella categoria dei minimi o forfettaria è presente il piano Basic completamente gratuito;
- Fatture in Cloud: offre servizi ulteriori rispetto alla fatturazione, a 96 euro + IVA all’anno per il piano Standard e a 192 euro + IVA all’anno per la versione Premium, che permette anche la gestione del magazzino;
- Fattura Elettronica App: disponibile a 5,99 euro + IVA al mese, con i primi 3 mesi gratuiti.
Conclusioni
Gli strumenti che sono oggi a disposizione delle aziende, per la redazione e la gestione dei meccanismi di fatturazione elettronica, risultano essere vari ed eterogenei, in modo da poter rispondere adeguatamente alle diverse necessità delle singole imprese. Quindi, se da una parte il personale di un’azienda è altamente qualificato, è certamente sufficiente l’utilizzo dei software disponibili per la redazione, l’invio e la conservazione delle fatture.
Mentre, se si vuole essere certi di limitare il più possibile il rischio di errori e sanzioni, l’alternativa dell’affidarsi a commercialisti o altri intermediari è certamente da tenere in considerazione. La scelta dipende dalle necessità e dalle caratteristiche della singola azienda.